Drie keer zo groot bedrijf, zelfde omvang administratie

SYMACH, fabrikant van palletiseermachines en zakvulmachines, is overgestapt op het Enterprise Resource Planning-pakket (ERP) Ridder iQ van ECI Software Solutions. “Dankzij de hogere productiviteit die dit pakket mogelijk maakt kunnen we onze snelgroeiende productie opvangen zonder hiervoor extra administratieve medewerkers te hoeven aannemen”, legt Patrick Gijsel, verantwoordelijk voor sales bij SYMACH, uit.

Met zijn palletiseermachines en zakvulmachines richt SYMACH zich op uiteenlopende sectoren, variërend van de agrarische voedingssector tot de industriële en chemische industrie. “De machines die wij bouwen zijn modulair opgebouwd en worden op maat afgestemd op de wensen van de klant”, aldus Gijsel. “Zo leveren wij machines voor uiteenlopende toepassingen, waarvoor verschillende modules in meerdere breedtes en lengtes beschikbaar zijn. Daarnaast worden onze systemen in een flink aantal landen wereldwijd gebruikt, waar telkens andere certificeringen worden gehanteerd en eisen worden gesteld. Ook hierop kunnen wij de palletisers en verpakkingsmachines aanpassen. De basis is dus altijd gelijk, maar de details zijn afhankelijk van de toepassing en de klant.”

Toen SYMACH de overstap maakte op ECI Ridder iQ, was het van belang dat het systeem gebruiksvriendelijk was, zodat het snel in gebruik genomen kon worden door de medewerkers: “De gebruiksvriendelijkheid is voor ons van groot belang. Ons bedrijf is de afgelopen jaren hard gegroeid; in acht jaar tijd is ons personeelsbestand verdrievoudigd. De inkoop, verkoop, facturering en andere administratieve taken worden echter nog steeds uitgevoerd door dezelfde hoeveelheid administratieve medewerkers. Dit is alleen mogelijk dankzij Ridder iQ, dat het mogelijk maakt via workflows de productiviteit te verhogen. Veel taken kunnen worden geautomatiseerd, zoals het controleren van ingevoerde gegevens. Dit scheelt veel tijd en helpt ons dan ook op arbeidskosten te besparen.”

“Indien een engineer een product tekent, koppelt hij hier in ons PDM-systeem de artikelnummers van alle benodigde onderdelen aan. Dit kan een nieuw onderdeel zijn dat de engineer zelf heeft ontworpen, maar bijvoorbeeld ook een elektromotor van een externe leverancier. Deze gegevens worden vervolgens met één druk op de knop vanuit het PDM-systeem doorgezet naar Ridder iQ”, legt Gijsel uit. “Vroeger moest je de artikelnummers van alle producten handmatig invoeren in het ERP-pakket, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Het automatiseren van dit proces levert dan ook winst op. Daarnaast beschikken onze inkopers dankzij deze integratie direct over de gegevens die zij nodig hebben om de benodigde artikelen in te kopen. Het pakket helpt dus de efficiëntie van onze medewerkers te vergroten.”

Een ander belangrijk voordeel van Ridder iQ is de integratie met een service app. “Deze app geeft onze servicemonteurs via een tablet toegang tot alle informatie over een klant die zij nodig hebben. Denk hierbij aan eerder uitgevoerde werkzaamheden en gegevens van contactpersonen. Informatie hoeft niet langer fysiek te worden overhandigd aan servicemonteurs en kan ook op afstand in realtime worden aangeleverd”, legt Gijsel uit. “Daarnaast kan de servicemonteur in de app direct invoeren welke artikelen zijn gebruikt tijdens het uitvoeren van werkzaamheden, wat vervolgens wordt verwerkt in ons ERP-pakket. De servicemonteur heeft dus alle informatie die hij nodig heeft op zijn tablet tot zijn beschikking.”

“Meerdere partners waarmee wij samenwerken, maken al langer gebruik van Ridder iQ, waardoor ik vooraf een goed beeld had van de implementatie van de oplossing. Verschillende partners gaven aan tegen uitdagingen te zijn aangelopen doordat eigen medewerker te weinig bij de implementatie waren betrokken. We hebben er daarom bewust voor gekozen om van iedere afdeling minimaal één persoon bij de implementatie te betrekken. Specifieke wensen van afdelingen konden hierdoor direct bij de implementatie worden meegenomen.”

“Ridder iQ is tijdens de implementatie uitgerold naast het bestaande ERP-systeem, waarbij beide systemen enige tijd naast elkaar hebben gedraaid. Alle data die wij in deze periode in oude ERP-pakket invoerden, werd door ECI Software Solutions overgenomen in het nieuwe pakket. Toen bleek dat het nieuwe ERP-pakket naar behoren functioneerde is de schakelaar omgezet en zijn we volledig overgestapt op het Ridder iQ. Deze werkwijze was erg prettig, aangezien het ERP-pakket voor onze bedrijfsvoering van kritiek belang is.”

“Op termijn willen we een productconfigurator introduceren die het voor klanten eenvoudiger maakt producten te selecteren die volledig zijn afgestemd op hun wensen. De klant geeft hierbij zijn voorkeuren en wensen op, zoals de toepassing waarvoor de machine wordt gebruikt, de beschikbare ruimte en de capaciteit van het systeem. Vervolgens krijgt de klant alle beschikbare relevante opties gepresenteerd om hem te helpen de juiste keuze te maken. Wat het mooie aan Ridder iQ is, is dat het beschikt over sterke integraties met verschillende product configuratoren. Dit is voor ons dan ook erg voordelig.”