Faalkosten ontstaan vaak al vóór de uitvoering

Faalkosten worden vaak pas zichtbaar tijdens de uitvoering. Een monteur werkt met een verouderde tekening, materiaal blijkt niet beschikbaar, een vergunning ontbreekt of de verkeerde specialist staat ingepland. De oorzaak ligt dan meestal eerder in het proces, bijvoorbeeld in calculatie, werkvoorbereiding, inkoop of planning. Tegen de tijd dat het probleem zichtbaar wordt, zijn tijd en kosten al gemaakt.

In het kort:

• Faalkosten ontstaan vaak al tijdens calculatie, voorbereiding, inkoop en planning.
• Problemen tijdens de uitvoering zijn regelmatig terug te voeren op ontbrekende of verouderde informatie.
• Extra uren, herstelwerk en planningswijzigingen worden niet altijd als faalkosten herkend.
• Hoe eerder een afwijking zichtbaar is, hoe meer ruimte er is om bij te sturen.
• ERP kan helpen om informatie uit verschillende projectfasen beter met elkaar te verbinden.

Een fout op locatie begint regelmatig met een verkeerde of ontbrekende voorbereiding. Een nieuwe revisietekening is niet verwerkt, een vergunning is nog niet rond of een medewerker wordt ingepland zonder de juiste kwalificatie. De gevolgen worden tijdens de uitvoering zichtbaar, maar de oorzaak ligt eerder.

Daarom heeft het weinig zin om faalkosten alleen te bekijken als uitvoeringsprobleem. Wie wil weten waar kosten ontstaan, moet terugkijken naar de stappen vóór de start van het werk.

Veel faalkosten verschijnen niet als aparte post in de administratie. Een extra uur wordt geboekt op het project, een tweede bezoek schuift mee in de planning en een prijsverschil valt pas op bij de nacalculatie.

Denk aan vier herkenbare situaties: werken met een verouderde revisietekening, starten terwijl een vergunning nog niet rond is, de verkeerde specialist inplannen of materiaal inkopen tegen andere voorwaarden dan waarmee is gecalculeerd.

In zulke gevallen zie je wel dat een project duurder uitvalt, maar niet automatisch welk proces daarvoor verantwoordelijk was.

Informatie staat binnen installatiebedrijven vaak op meerdere plekken. Tekeningen zitten in een projectmap of mailbox, de status van vergunningen zit bij een projectleider en informatie over certificeringen wordt ergens anders bijgehouden.

Dat hoeft bij een beperkt aantal projecten nog geen groot probleem te zijn. Mensen kennen elkaar, bellen snel en lossen veel onderling op. Zodra het aantal projecten, medewerkers en klanten groeit, wordt die werkwijze minder overzichtelijk. Dan neemt de kans toe dat iemand werkt met informatie die niet meer actueel is.

Het gevolg is dat fouten pas worden ontdekt wanneer de planning al staat of het werk al is begonnen.

Extra uren, herstelwerk, wachttijd en aanvullende reisbewegingen drukken direct op het projectresultaat. Toch zijn ze achteraf niet altijd makkelijk te herleiden.

Een project kan bijvoorbeeld meer uren hebben gekost dan begroot. Zonder verdere analyse blijft de vraag waarom. Lag het aan een te krappe calculatie, een fout in de planning, ontbrekende informatie of herstelwerk?

Daarom is het nuttig om naast de financiële uitkomst ook terugkerende oorzaken te volgen. Pas dan wordt zichtbaar waar dezelfde kosten steeds opnieuw ontstaan.

Terugkerende problemen in de dagelijkse organisatie geven vaak al genoeg aanwijzingen. Let bijvoorbeeld op:

• Monteurs die voor vertrek of op locatie informatie moeten opvragen.
• Projectleiders die regelmatig nieuwe tekeningen of specificaties moeten nasturen.
• Tweede bezoeken die nodig zijn omdat werk niet direct kon worden afgerond.
• Planningen die kort voor uitvoering opnieuw moeten worden aangepast.
• Verschillen tussen calculatie en inkoop die pas laat aan het licht komen.
• Projecturen die oplopen zonder duidelijke verklaring.

Een incidentele wijziging hoort bij projecten. Als dezelfde situaties telkens terugkomen, vraagt het onderliggende proces om aandacht.

Begin met een duidelijke controle vóór een opdracht wordt ingepland. Zijn de laatste tekeningen beschikbaar? Zijn vergunningen geregeld? Staat de juiste medewerker gepland? Zijn materiaal, specificaties en prijzen nog actueel?

Kijk vervolgens waar die informatie wordt beheerd. Als medewerkers voor één project meerdere mailboxen, losse documenten en persoonlijke lijstjes nodig hebben, wordt het moeilijker om te bepalen welke versie klopt.

Het doel is niet om iedere afwijking vooraf uit te sluiten. Wel wil je voorkomen dat bekende informatie te laat bij de uitvoering terechtkomt.

Losse incidenten oplossen is nodig, maar levert weinig op als de oorzaak blijft bestaan. Een tweede bezoek plannen verhelpt het probleem van vandaag. Het voorkomt niet dat hetzelfde volgende maand opnieuw gebeurt.

Leg daarom vast welke afwijkingen regelmatig terugkomen en in welke fase ze ontstaan. Als blijkt dat verkeerde revisies vaker voor herstelwerk zorgen, ligt daar een ander verbeterpunt dan wanneer vertraging vooral ontstaat door vergunningen of personeelsplanning.

Zo wordt faalkostenanalyse meer dan terugkijken op een tegenvallend project. Je gebruikt de uitkomst om processen gericht aan te passen.

ERP kan calculatie, inkoop, planning, projectinformatie en uitvoering vanuit dezelfde gegevens ondersteunen. Daardoor wordt het makkelijker om wijzigingen zichtbaar te maken en actuele informatie beschikbaar te houden.

Ook kunnen verschillen tussen planning en werkelijkheid eerder opvallen. Denk aan afwijkende materiaalprijzen, oplopende uren of ontbrekende projectinformatie.

Software neemt goede voorbereiding niet over. Wel kan het voorkomen dat belangrijke gegevens verspreid blijven over verschillende systemen en persoonlijke bestanden.

Wie pas na afloop naar faalkosten kijkt, ziet vooral wat een project extra heeft gekost. Meer winst zit in het eerder herkennen van de oorzaken.

Als voorbereiding, inkoop, planning en uitvoering met actuele informatie werken, neemt de kans af dat fouten pas op locatie aan het licht komen. Dat helpt om herstelwerk te beperken en geeft eerder zicht op projecten die van de oorspronkelijke uitgangspunten afwijken.