Kraan | Documentbeheer software
Volgens de Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB) is een solide documentopslag onmisbaar voor elk bouwproject. De documentbeheer software van Kraan sluit naadloos aan op de HomeDNA module: Bouwkwaliteit. Met de combinatie van Kraan en HomeDNA Bouwkwaliteit ben je als bouwbedrijf optimaal voorbereid op een correcte en complete kwaliteitsborging.
Wat is documentbeheer en waarom is het belangrijk?
Digitale documenten vervangen de oude archieven. wat is documentbeheer helpt documenten te organiseren, beschikbaar te houden en te beveiligen.
Een goed documentbeheersysteem is essentieel voor bedrijven omdat het:
✔ Tijd bespaart door documenten snel vindbaar te maken
✔ Fouten vermindert door versiebeheer en toegangscontrole
✔ Veiligheid en compliance garandeert door rechtenbeheer en audit-trails
✔ Efficiënte samenwerking bevordert door centrale opslag en eenvoudige toegang
Uitdagingen bij het beheren van bedrijfsdocumenten
| Probleem | Impact |
|---|---|
| Documenten verspreid over servers, e-mails en fysieke archieven | Vertragingen bij projecten |
| Oudere systemen zonder versiebeheer | Risico op fouten door oude documentversies |
Kraan Documentbeheer: Intuïtieve functies voor dagelijks gebruik
Kraan documentbeheer software helpt u een gestructureerde workflow te ontwikkelen. Het past perfect in uw dagelijkse routine. De oplossing biedt krachtige tools met een gebruikersvriendelijke interface. Zo blijft digitaal documentbeheer eenvoudig en efficiënt.
Drag-and-drop functie
Met de Kraan-verkenner verplaats je digitale bestanden eenvoudig – net zoals je gewend bent in de Windows Verkenner. Met één simpele handeling sorteer je projectgegevens centraal. Zo voorkom je dat bestanden verdwijnen in de digitale chaos.
Alles in één centraal archief
Alle bestandstypen vinden moeiteloos hun plek in het systeem – van Word-documenten tot video’s en foto’s. Je desk blijft vrij van rondslingerende papieren en losse digitale bestanden. Zo bespaar je kostbare tijd die je anders kwijt bent aan het zoeken naar projectinformatie.
Mobiele integratie zonder moeite
De mobiele werkbon app linkt foto’s en updates direct aan projectmappen. Werkzaamheden op de bouwplaats blijven verbonden met centrale documenten. Werknemers delen resultaten direct vanaf hun smartphone of tablet.
Meer informatie over Kraan software?
Wil jij meer informatie over onze (documentbeheer) software? Laat het ons weten door onderstaand formulier in te vullen. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Veelgestelde vragen over documentbeheer software
Wat is Kraan Documentbeheer software?
Kraan Documentbeheer is de centrale plek voor al je project- en bedrijfsdocumenten. Je slaat tekeningen, contracten, foto’s en rapportages op per project, relatie of adres, met versiebeheer en rechtenbeheer. In combinatie met HomeDNA Bouwkwaliteit bouw je automatisch aan een compleet WKB-dossier, zodat je aantoonbaar voldoet aan de Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB).
Voor welke bedrijven is Kraan Documentbeheer bedoeld?
Kraan Documentbeheer is ontwikkeld voor bouwbedrijven en installateurs (MKB+) die projecten strak willen organiseren en compliant willen werken. Het sluit aan op bestaande Kraan-modules en -apps die in de praktijk al worden gebruikt door service- en onderhoudsafdelingen, calculatie en projectbewaking.
Waarom is digitaal documentbeheer belangrijk voor mijn organisatie?
Met digitaal documentbeheer voorkom je zoekwerk in mail, netwerkschijven en papieren mappen. Documenten zijn sneller vindbaar, altijd in de juiste versie en alleen toegankelijk voor medewerkers met de juiste rechten. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en helpt je te voldoen aan eisen van opdrachtgevers, kwaliteitsborgers en wet- en regelgeving zoals de WKB.
Hoe werkt de koppeling tussen Kraan Documentbeheer en HomeDNA Bouwkwaliteit?
De koppeling zorgt ervoor dat documenten, foto’s en rapportages die je in Kraan opslaat, automatisch beschikbaar zijn in HomeDNA Bouwkwaliteit. Denk aan opleverdossiers, inspectierapporten en bewijsstukken voor kwaliteitsborging. Zo werk je in Kraan zoals je gewend bent, terwijl HomeDNA de kwaliteitsdossiers opbouwt richting kwaliteitsborger en opdrachtgever.
Is Kraan Documentbeheer geïntegreerd met andere Kraan modules en apps?
Ja. Documenten zijn te koppelen aan relaties, projecten en adressen via modules als Relatiebeheer en Service & Onderhoud. Via de Werkbon App en andere Kraan Apps kunnen foto’s en werkbonnen vanaf de bouwplaats direct aan de juiste projectmap worden toegevoegd. Hierdoor houd je één centrale waarheid, van offerte tot nazorg.
Kan ik documenten ook op de bouwplaats raadplegen en toevoegen?
Ja. Medewerkers op de bouwplaats kunnen via de mobiele werkbon app en andere Kraan Apps documenten, foto’s en opmerkingen direct koppelen aan projecten en opdrachten. Zo staat de laatste versie van tekeningen en instructies altijd klaar op smartphone of tablet, en komen foto’s van uitgevoerde werkzaamheden vanzelf in het centrale archief.
Hoe verloopt de implementatie en migratie van bestaande documenten?
Implementatie gebeurt stap voor stap. Samen inventariseer je de huidige opslag (servers, mail, SharePoint, papier) en wordt een logische structuur per project, relatie en documenttype ingericht. Bestaande documenten worden vervolgens gemigreerd en medewerkers krijgen een korte training in het werken met Kraan Documentbeheer. De ervaring bij andere Kraan-modules laat zien dat de overgang beheersbaar is, omdat de werkwijze herkenbaar en praktijkgericht blijft.