Bescherm je marge: 5 stappen om geen geld meer te verliezen op meer- en minderwerk

De orderportefeuille zit vol. Je medewerkers maken lange dagen. Materialen worden geleverd, werkzaamheden worden uitgevoerd en projecten worden opgeleverd. Toch blijft aan het einde van veel projecten dezelfde vraag hangen: Waar is de marge gebleven?

Voor veel bouw- en installatiebedrijven zit het probleem niet in de uitvoering, maar in de manier waarop informatie wordt vastgelegd en verwerkt. Werkbonnen raken verspreid, uren worden achteraf ingevoerd, wijzigingen worden mondeling besproken en meerwerk wordt pas zichtbaar wanneer de factuur eigenlijk al verstuurd had moeten zijn.

Ondertussen probeert het kantoor grip te houden op de cijfers. Administratieve medewerkers controleren gegevens handmatig. Projectleiders houden hun eigen lijstjes bij. De boekhouder voert correcties uit om de administratie sluitend te krijgen.

Herkenbaar? Dan ben je zeker niet de enige. Veel bedrijven werken nog met een combinatie van Excel-bestanden, losse apps, papieren werkbonnen en handmatige processen. Daardoor ontstaat er een kloof tussen wat er buiten gebeurt en wat er op kantoor bekend is. En juist in die kloof gaat geld verloren. 

Financiële lekkage ontstaat vaak ongemerkt

Een vergeten werkbon. Een wijziging die niet wordt geregistreerd. Een paar uur extra werk die nergens wordt vastgelegd. Op zichzelf lijken het kleine zaken. Maar wanneer dit tientallen keren per maand gebeurt, heeft dat direct invloed op de winstgevendheid van projecten.

Tegelijkertijd ontstaat een ander probleem. Doordat informatie verspreid staat over verschillende systemen, neemt het vertrouwen in de cijfers af. Financiële processen vragen steeds meer handmatige controles. Facturen worden nagekeken. Uren worden vergeleken. Correcties worden buiten het systeem bijgehouden. Dat kost niet alleen tijd, maar maakt het ook lastig om tijdig bij te sturen. Gelukkig zijn er manieren om meer grip te krijgen op projecten én op de financiële resultaten.

In deze whitepaper bespreken we vijf praktische stappen waarmee bouw- en installatiebedrijven financiële lekkage kunnen beperken en meer controle krijgen over meer- en minderwerk. 

Stap 1: Leg wijzigingen direct vast

Geen enkel project verloopt precies volgens plan. Op de bouwplaats worden dagelijks keuzes gemaakt. Een opdrachtgever vraagt om een aanpassing. Er moet extra materiaal worden ingezet. Een medewerker voert werkzaamheden uit die niet in de oorspronkelijke planning stonden. Wanneer deze wijzigingen niet direct worden geregistreerd, ontstaat er een risico. De informatie verdwijnt in telefoongesprekken, e-mails, notitieblokken of het geheugen van medewerkers.

Het resultaat? Er ontstaat discussie over wat wel of niet is uitgevoerd. En nog belangrijker: werkzaamheden worden niet altijd gefactureerd. Bedrijven die succesvol grip houden op hun marge zorgen ervoor dat afwijkingen direct worden vastgelegd op het moment dat ze ontstaan. Niet achteraf, maar tijdens de uitvoering. 

Stap 2: Verkort de tijd tussen uitvoering en administratie

Veel bouwbedrijven werken nog met processen waarbij informatie pas dagen later op kantoor terechtkomt. Werkbonnen worden aan het einde van de week ingeleverd. Urenbriefjes worden achteraf ingevuld. Materialen worden pas geregistreerd wanneer iemand tijd heeft om de administratie bij te werken. 

Het gevolg is dat belangrijke informatie voortdurend achterloopt op de werkelijkheid. Daardoor ontstaan: 

• onvolledige urenregistraties

• vergeten werkzaamheden

• vertraging in facturatie

• extra administratieve controles

Hoe korter de tijd tussen uitvoering en registratie, hoe betrouwbaarder de informatie wordt. En hoe betrouwbaarder de informatie, hoe beter je kunt sturen op resultaat. 

Stap 3: Verbind calculatie met uitvoering

Veel bedrijven maken een goede calculatie, maar verliezen daarna het zicht op de werkelijke uitvoering. De begroting staat in het ene systeem. Uren worden ergens anders geregistreerd. Werkbonnen bevinden zich in een aparte applicatie en de financiële administratie werkt weer met een ander pakket.

Daardoor wordt het lastig om te zien hoe een project zich daadwerkelijk ontwikkelt. Een goede calculatie is pas waardevol wanneer je tijdens de uitvoering kunt vergelijken:

• hoeveel uren waren begroot
• hoeveel uren zijn gerealiseerd
• welke materialen waren gepland
• welke materialen zijn daadwerkelijk gebruikt
• welke werkzaamheden vallen buiten de oorspronkelijke opdracht

Wanneer calculatie en uitvoering met elkaar verbonden zijn, worden afwijkingen veel sneller zichtbaar. En dat maakt tijdig bijsturen mogelijk. 

Stap 4: Creëer realtime inzicht in projectresultaten

Veel ondernemers ontdekken pas bij de nacalculatie dat een project minder winstgevend was dan verwacht. Op dat moment is het te laat om nog iets te veranderen.

Daarom groeit de behoefte aan realtime inzicht. Niet alleen in de voortgang van projecten, maar ook in de financiële impact van dagelijkse keuzes. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in:

• openstaand meerwerk
• gerealiseerde uren
• materiaalverbruik
• projectvoortgang
• verwachte projectmarge

Met actuele informatie kun je eerder signaleren waar risico's ontstaan en waar actie nodig is. Dat zorgt voor betere beslissingen en meer voorspelbare resultaten. 

Stap 5: Verminder handmatige controles

Een veelgehoorde frustratie binnen bouw- en installatiebedrijven is dat financiële processen te veel toezicht nodig hebben. Administratieve medewerkers controleren gegevens handmatig. Projectleiders houden schaduwadministraties bij. Boekhouders voeren correcties uit voordat cijfers bruikbaar zijn.

Vaak ligt de oorzaak niet bij medewerkers, maar bij de manier waarop systemen zijn ingericht. Wanneer gegevens verspreid staan over verschillende applicaties ontstaat:

• dubbele invoer
• verschillende versies van dezelfde informatie
• fouten bij het overnemen van gegevens
• onzekerheid over de betrouwbaarheid van cijfers

Daardoor groeit de behoefte aan extra controles. Een geïntegreerde werkwijze vermindert die afhankelijkheid van handmatige correcties en zorgt voor meer vertrouwen in de financiële administratie. 

De kracht van één centrale omgeving

Veel van de genoemde uitdagingen hebben dezelfde oorzaak: informatie staat verspreid over verschillende systemen. Calculaties staan op de ene plek. Werkbonnen op een andere. Urenregistraties worden bijgehouden in spreadsheets en financiële gegevens bevinden zich in een apart pakket. Dat maakt samenwerken lastig en beperkt het inzicht in projecten.

Steeds meer bouw- en installatiebedrijven kiezen daarom voor een centrale omgeving waarin calculatie, projectadministratie, urenregistratie, werkbonnen, planning en financiële processen met elkaar verbonden zijn. Het resultaat?

• minder dubbel werk
• minder fouten
• sneller factureren
• beter inzicht
• meer grip op winstgevendheid

Meer grip op marge met Admicom

Admicom helpt bouw- en installatiebedrijven om hun bedrijfsprocessen te centraliseren in één geïntegreerde omgeving. Van calculatie tot uitvoering. Van urenregistratie tot facturatie. Van projectadministratie tot financieel inzicht. Doordat informatie direct wordt vastgelegd en automatisch wordt gekoppeld aan het juiste project, ontstaat er meer grip op meer- en minderwerk en wordt financiële lekkage sneller zichtbaar.

Daarnaast krijgen medewerkers op kantoor, projectleiders, directie en externe boekhouders toegang tot dezelfde actuele informatie. Daardoor neemt de behoefte aan handmatige controles af en groeit het vertrouwen in de cijfers. Zo ontstaat een stevige basis voor winstgevende projecten, betrouwbare financiële processen en duurzame groei.