Waarom investeren in ERP belangrijk is

Voor het toekomstbestendig maken van kleine en middelgrote productiebedrijven is investeren in een Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) van groot belang. Maar hoe groot moet zo’n investering eigenlijk zijn? In dit document behandelen we de belangrijkste overwegingen bij het opstellen van een ERP-budget. Door daarin de juiste keuzes te maken, kun je de leverancier kiezen die het beste bij jouw bedrijf past en zo de basis leggen voor meer groei en winstgevendheid.

Redenen om te investeren in ERP

Een ERP-systeem kan bedrijfsprocessen optimaliseren en de samenwerking binnen een onderneming verbeteren. Investeren in een ERP helpt bedrijven om:

• Verouderde systemen te vervangen
• Kosten te besparen dankzij gestroomlijnde processen en vermindering van productiemiddelen
• Nieuwe markten aan te boren
• Te groeien en meer winst te behalen
• Wet- en regelgeving na te leven

Het investeringsproces voor ERP

Investeren in een ERP-systeem doe je niet zomaar. Er gaat een uitgebreid traject aan vooraf om te zorgen dat je een goed onderbouwde investeringsbeslissing neemt. Dat proces bestaat uit de volgende stappen.

1. Analyseer je bedrijfsprocessen:
   • Stel vast wat de automatiseringsbehoeften en overbodige bedrijfsprocessen zijn en welke verbeteringen op het gebied van communicatie en IT-infrastructuur je voor ogen hebt.
2. Maak een kostenraming:
   • Technische kosten: Hardware, software, onderhoud en beveiliging.
   • Datakosten: Migratie en validatie van oude systemen.
   • Personeelskosten: Training, verandermanagement en ondersteuning.
3. Bereken de cashflow, kostenbesparingen en ROI:
   • Bereken wat de investering moet opleveren als het gaat om besparingen op arbeid, snellere doorloop van ordertrajecten en een verbetering van de efficiëntie.
4. Maak een risicoanalyse:
   • Overweeg cloudoplossingen om de risico’s op het gebied van cyberveiligheid tot een minimum te beperken.
5. Stel een implementatieplan op:
   • Stel een tijdlijn, budget en meetbare doelen vast voor de livegang van het systeem.

Prijsmodellen: cloud-gebaseerd (SaaS) versus on-premise

ERP-systemen zijn er zowel on premise als cloud-gebaseerd. Beide varianten hebben verschillende voor- en nadelen.

On-premises:

• Voordelen: Permanente licentie en voorspelbare kosten.
• Nadelen: Hoge initiële investering, gebrek aan flexibiliteit en schaalbaarheid en lager niveau van beveiliging.

Cloud-gebaseerd:

• Voordelen: Lagere opstartkosten, abonnementskosten gebaseerd op gebruik, flexibele schaalbaarheid en verbeterde beveiliging door schaalvoordelen.
• Nadeel: Afhankelijkheid van de stabiliteit van de leverancier.

Conclusie

MKB’s geven steeds vaker de voorkeur aan cloud-gebaseerde ERP-oplossingen vanwege de flexibiliteit en lagere kosten die dat met zich meebrengt ten opzichte van on premise-oplossingen.

Er zijn verschillende manieren om de aanschaf van een ERP te financieren. Het management van jouw bedrijf moet beslissen of deze investering direct uit de bedrijfsfondsen moet komen of (deels) uit andere bronnen gefinancierd moet worden.

Een goed onderbouwd proces voor het vaststellen van je ERP-budget is essentieel voor een succesvolle implementatie van het systeem, en daarmee om jouw bedrijf te helpen innoveren en vooruit te gaan. Omdat zo’n systeem al je bedrijfsprocessen integreert, beheert, faciliteert en automatiseert, is het cruciaal om grondig onderzoek te doen naar de verschillende systemen en leveranciers.

Werkblad: Jouw ERP-budget opstellen

Of het nu on-premise of in de cloud is: om succesvol een nieuw ERP-systeem te kiezen, kopen en implementeren, moet je alle feiten kennen. Extra kosten en onverwachte uitgaven kunnen zorgen voor overschrijding van het budget. Ook kan dit de planning vertragen en uiteindelijk zelfs je bedrijf schaden.

Download de pdf-versie van deze gids voor een uitgebreid werkblad waarmee je verborgen kosten ontdekt en je ERP-budget volledig onderbouwt.