Weet waar je aan begint met een ERP implementatie

Inleiding

De succesvolle implementatie van een Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) bij jouw productiebedrijf vraagt om veel tijd, een sterke betrokkenheid en de inzet van verschillende bedrijfsmiddelen. Kleine en middelgrote maakbedrijven (MKB) die vanaf het begin werk maken van een goed onderbouwd implementatieproject, zijn beter voorbereid op de onvermijdelijke ups en downs die zich tijdens het proces zullen voordoen.

De duur van het implementatieproject hangt af van verschillende zaken af en is dus voor elk bedrijf anders. Met deze whitepaper schetsen we een gemiddelde looptijd die kan worden aangepast op basis van diverse factoren. Het bepalen van de tijdsduur is cruciaal voor het uiteindelijke succes, want een onnauwkeurige schatting kan leiden tot verspilling van tijd en bedrijfsmiddelen en een geplande livegang die in gevaar komt. Van invloed op de duur van de implementatie zijn onder meer de beschikbare bedrijfsbronnen, de omvang en complexiteit van het bedrijf, de gewenste modules en functies van het ERP-systeem, de implementatielocaties, ERP-aanpassingen en de datamigratie. 

We bespreken alle stappen van de ERP-implementatietijdlijn en de tijd die het kan kosten om deze te zetten. Dat helpt jouw bedrijf om de doelen en verwachtingen van het project scherp te krijgen voordat
je eraan begint.

Zorg voor realistische verwachtingen

Het zorgen voor haalbare doelen en realistische verwachtingen is een proces waarbij
iedereen in de organisatie betrokken moet worden. Om de verwachte voordelen van een
ERP-implementatie te realiseren, moet je rekening houden met zowel de technische aspecten als met je mensen en processen. Dit omvat wekelijkse statusvergaderingen tussen bedrijfsleiders en het implementatieteam, dat bestaat uit zowel eigen mensen als medewerkers van de ERP-leverancier. Als er niet consequent wordt overlegd, kan er ook niemand verantwoordelijk worden gehouden voor het behalen of mislopen van mijlpalen.

De betrokken partijen moeten het eerst met elkaar eens worden over gezamenlijke
verwachtingen en prioriteiten. Het onderschatten van of te simpel denken over de tijd
en middelen die voor de implementatie nodig zijn, kan leiden tot te optimistische
verwachtingen. Dat kan ervoor zorgen dat halverwege het proces moet worden gekozen
voor bezuinigingen of het maken van extra kosten.

Dat kun je met jouw bedrijf en team voorkomen door jezelf vooraf goed te informeren.
Praat daarvoor bijvoorbeeld met branchegenoten over de factoren die hebben
bijgedragen aan hun ERP-succes en zoom daarbij in op zaken als verandermanagement
en het herontwerpen van processen.

Hieronder vind je de onderdelen van en het schema voor een ERP-implementatie met
een gemiddelde looptijd voor een maakbedrijf in het MKB.

Bedrijfsdoelen definiëren (weken 1-2) 

De eerste stap van een ERP-implementatie is zelf volledig de behoeften van jouw
bedrijf begrijpen. Daarmee begin je door workflows in kaart te brengen, zoals engineering,
productie, verzending, verkoop, marketing, boekhouding en administratie. Door al deze
processen te documenteren, kunnen ze worden gekoppeld aan de mogelijkheden van de
diverse ERP-oplossingen die worden overwogen.

Bepaal vervolgens waarmee de efficiëntie in deze processen moet worden verbeterd.
Gaat het om minder verspilde tijd, minder dubbel werk of om kwaliteits- en servicenormen
die niet worden gehaald? Onderzoek waardoor jouw organisatie wordt gedreven.
Dat kan engineering en productie zijn, of verkoop en marketing, maar ook iets anders.
ERP moet helpen om een onbalans in de bedrijfscultuur te corrigeren en om besluitvorming
in evenwicht te brengen, dus daarom moet eerst worden gedefinieerd wat die cultuur
precies inhoudt. 

In de tweede week van deze eerste stap voer je overleg met de afdelingen die het ERP-systeem gaan gebruiken. In die gesprekken leg je vast wat de vereisten voor dashboards en rapportages zijn. Bepaal welke datapunten nodig zijn om prestaties te monitoren en waarin leidinggevenden direct inzicht willen hebben via dashboards en rapporten.

De laatste stap van deze fase is het vaststellen van het aantal gebruikers per afdeling en het grofweg bepalen wie welke toegangsrechten krijgt. Dit laatste gebeurt op een schaal van 1 tot 3, waarbij 1 het hoogste toegangsniveau is. De leverancier zal dit later nog verfijnen.

Een businesscase presenteren aan stakeholders (weken 3-5)

Om concurrerend te blijven in een uitdagende markt, moeten kleine en middelgrote bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren. Daarbij is het cruciaal om nieuwe technologieën te omarmen, waaronder ERP-systemen. Jouw leiderschap is essentieel om medewerkers en andere belanghebbenden van deze noodzaak te overtuigen en de transformatie in goede banen te leiden. 

Stel daarom een businesscase op die gericht is op drie belangrijke groepen:

• Gebruikers: Identificeer de knelpunten die zij ervaren en leg uit hoe een ERP-systeem hen kan helpen om efficiënter te werken.
• Managers: Bepaal welke rapportages en dashboards nodig zijn om effectievere besluitvorming mogelijk te maken.
• Directie: Onderzoek hoe een ERP-systeem de supply chain, cashflow, processen, het voorraadbeheer en de klantenservice van het bedrijf kan verbeteren.

Sluit af met een overtuigende samenvatting van hoe de ERP jouw bedrijf kan transformeren en voorbereiden op toekomstig succes.

Afstemmen binnen de organisatie en rollen toewijzen (week 6)

Inmiddels zijn de verbeterbehoeften van het bedrijf vastgelegd. Ook is richting gebruikers,
managers en directie aangetoond welke voordelen een modern ERP-systeem met zich meebrengt. In week 6 wordt vervolgens overlegd met vertegenwoordigers van alle afdelingen van het bedrijf. Op deze manier zorg je ervoor dat alle behoeften op elkaar afgestemd zijn, zodat er geen conflicten of meningsverschillen bestaan over waar de ERP-oplossing voor moet zorgen. 

Maak concreet hoe het ERP-systeem de samenwerking tussen de afdelingen zal verbeteren en werkstromen beter op elkaar zal afstemmen. Dit is het moment om de visies van alle leiders op elkaar af te stemmen en te bepalen welke soort oplossing voldoet aan alle behoeften die er in het bedrijf leven. 

Daarnaast moeten er rollen worden toegewezen en overlegmomenten worden ingepland. Heel belangrijk: wie wordt de ERP-verantwoordelijke van jouw organisatie? Deze persoon ziet erop toe dat iedereen zijn taken uitvoert, zowel aan de kant van de leverancier als bij de eigen medewerkers. Ook wordt deze collega voor alle afdelingen het aanspreekpunt om vragen te beantwoorden en trainingen te coördineren.

Harde eisen stellen aan ERP-oplossingen (weken 7-8)

De ERP-verantwoordelijke onderzoekt welke ERP-oplossingen er in de markt zijn en bepaalt welke modules en functies voldoen aan de zakelijke behoeften van jouw bedrijf. Maak een spreadsheet waarin elke zakelijke behoefte wordt gekoppeld aan de functionaliteiten van de onderzochte ERP-oplossingen.  Geef voor elke oplossing een korte uitleg waarom deze relevant is. 

Overweeg hoe elke oplossing:

• Processen automatiseert en stroomlijnt.
• Bedrijfsactiviteiten standaardiseert.
• Transparantie en inzicht biedt voor betere besluitvorming.
• Efficiënte productiecontrole mogelijk maakt.
• Real-time accurate data levert.
• Knelpunten en inefficiënties oplost.

Veel ERP-oplossingen voor MKB’s zijn modulair opgebouwd. Bepaal daarom welke modules voor jouw bedrijf essentieel zijn. Maak daarnaast een inschatting van de kosten, inclusief eventuele extra modules of functies. Neem indien nodig contact op met leveranciers voor prijsindicaties.

Belangrijke modules zijn bijvoorbeeld:

• Dynamische visuele planning: Prioritering van taken en optimalisatie van materiaalstromen.
• Offerte tot levering-oplossing: Automatisering van prijsbepaling en contractbeheer.
• Productiebeheer: Real-time monitoring en verbeterde productie-efficiëntie.
• Financiën en boekhouding: Geïntegreerde financiële processen en rapportages.
• Voorraadbeheer: Geoptimaliseerde resourceplanning en zichtbaarheid.
• Kwaliteitsmanagement: Automatisering van inspecties en nalevingseisen.
• CRM: Verbeterd klantrelatiebeheer en verkoopoptimalisatie.
• Integraties zijn er externe integraties nodig?

Deel de spreadsheet met collega’s om feedback te krijgen en zeker te weten dat je alles
goed op elkaar hebt afgestemd.

Communiceren over veranderingen en weerstand verminderen (week 9)

Soms maken medewerkers zich zorgen over de mogelijke gevolgen van het nieuwe ERP-systeem. Het is belangrijk om legitieme zorgen te bespreken en een duidelijk onderscheid te maken met angst voor verandering. In presentaties kunt u duidelijk maken wat de voordelen van het nieuwe ERP-systeem zijn, zoals meer efficiëntie en verbetering van de eigen concurrentiekracht. Leg ook uit wat de risico’s zijn van het niet doorvoeren van de verandering.

Bestaande bedrijfsprocessen herschrijven naar een nieuw ERP-systeem (week 10)

Leg vast voor welke problemen het nieuwe ERP-systeem oplossingen biedt. Dat kan zijn
om inefficiënte processen op te lossen, systeemproblemen het hoofd te bieden, de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren of iets anders. Wijs per afdeling een vertegenwoordiger aan om te bepalen hoe ERP-oplossingen de productiviteit van dat team kunnen verbeteren. Laat deze collega’s opschrijven welke verbeterpunten en procesaanpassingen zij voor ogen hebben.

Kiezen tussen on-premise en cloud-based (week 11)

Voor de meeste MKB’s zijn cloudoplossingen de beste keuze vanwege lagere kosten, eenvoudigere implementatie en een hoger externe beveiliging. On-premise-oplossingen zijn vaak duurder en vragen meer van de eigen IT-mogelijkheden.

Een strategie voor datamigratie bepalen (weken 12-13)

Op dit punt heb je het aantal mogelijke ERP-leveranciers teruggebracht naar twee tot vier partijen. Met deze leveranciers kun je alvast bespreken hoe zij data naar het nieuwe systeem willen migreren, inclusief het opschonen van duplicaten. Vraag ook naar eerdere ervaringen met soortgelijke projecten en welke uitdagingen dat met zich meebracht. In deze stap kom je tot een duidelijk beeld van de tijd en middelen die nodig zijn voor een soepele overgang naar het nieuwe ERP-systeem.

Productdemonstraties en definitieve aankoop (week 14)

Vraag leveranciers om hun producten te demonstreren. Dat kan op verschillende manieren,
bijvoorbeeld met evaluatiesoftware, webinars of presentaties. Betrek zoveel mogelijk afdelingsleiders om te bepalen welke oplossing het beste past bij de behoeften van jouw organisatie als geheel.

Het personeel trainen (weken 15-17)

Alle gebruikers van het ERP systeem moeten goed getraind worden in de nieuwe processen. Leveranciers bieden vaak live trainingen, studiematerialen en tests aan om de bekwaamheid van jouw medewerkers te garanderen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en een optimaal gebruik van de ERP-oplossing.

Implementatie, testen en livegang (weken 15-17)

In deze laatste fase test je het systeem samen met de leverancier. Ook los je eventuele problemen op en ga je live met het nieuwe systeem. Vermijd livegang op 1 januari of tijdens piekseizoenen. Het is beter om te kiezen voor een moment waarop de werkdruk laag is, zodat je de meeste kans hebt om de overgang soepel te laten verlopen.