Van spreadsheets naar ERP in vijf dagen

Hoe kleine maakbedrijven snel meer overzicht krijgen in orders, voorraad en kosten

Veel kleine maakbedrijven starten met spreadsheets. Dat gaat goed zolang het aantal orders overzichtelijk blijft, de voorraad beperkt is en iedereen precies weet waar informatie staat.

Maar zodra je bedrijf groeit, verandert dat. Offertes staan in het ene bestand, voorraad in het andere. Orders worden opgevolgd via e-mail en de planning hangt af van de kennis van een paar ervaren medewerkers. Daardoor kost het steeds meer tijd om overzicht te houden.

Met Ridder iQ Essentials zet je de stap van losse spreadsheets naar één centraal ERP-systeem. Je werkt in de browser, hebt altijd toegang tot actuele informatie en kunt binnen vijf consultancydagen live zijn. 

Waarom spreadsheets je bedrijf kunnen afremmen

Het werken met spreadsheets lijkt flexibel. Je kunt snel iets aanpassen, een extra kolom toevoegen of een berekening maken. Toch ontstaan er vaak problemen wanneer meerdere mensen met dezelfde informatie werken.

Er komen verschillende versies van bestanden. Gegevens worden handmatig overgenomen. Fouten blijven soms lang verborgen. En als iemand ziek is of op vakantie gaat, weet niet altijd iedereen waar de juiste informatie staat.

Dat zorgt voor vertraging in je dagelijkse werk. Een offerte duurt langer dan nodig. Een order wordt later opgepakt. Of voorraad lijkt beschikbaar, terwijl dat in de praktijk niet zo is. 

De verborgen kosten van handmatig werken

Werken met spreadsheets voelt vaak als een besparing, omdat je geen extra systeem nodig hebt. Maar de kosten zitten ergens anders.

Je team verliest tijd met zoeken, controleren en corrigeren. Informatie wordt dubbel ingevoerd. Kleine fouten kunnen leiden tot verkeerde bestellingen, vertragingen of extra werk op de werkvloer.

Ook beslissingen worden lastiger. Als je niet zeker weet of de informatie klopt, kun je moeilijk bepalen welke order voorrang krijgt, wat je moet inkopen of waar kosten uit de hand lopen. 

Wanneer is het tijd voor ERP?

De overstap naar ERP wordt vaak uitgesteld omdat bedrijven denken dat het te groot of te ingewikkeld is. Toch zijn er duidelijke signalen dat je spreadsheets ontgroeit.

Je merkt het bijvoorbeeld wanneer je niet direct ziet welke orders lopen. Of wanneer voorraadstanden niet altijd kloppen. Misschien kost het maken van offertes steeds meer tijd, of komt de nacalculatie pas aan bod als de order al lang is afgerond.

Ook kan het zijn dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan zoeken in mappen, e-mails en bestanden. Dan wordt het lastig om snel te reageren op klanten en je planning overzichtelijk te houden.

Het aanschaffen van ERP-software hoeft geen zwaar traject te zijn

Veel kleine maakbedrijven denken bij het aanschaffen van een ERP-systeem aan lange projecten, hoge kosten en ingewikkelde software. Dat hoeft niet zo te zijn.

Ridder iQ Essentials is er juist om je dagelijkse werk overzichtelijker te maken. Het systeem ondersteunt je proces van aanvraag tot factuur. Denk aan relatiebeheer, offertes, inkoop, voorraad, werkvoorbereiding en facturatie.

Je werkt via een moderne internetbrowser, zoals: Chrome, Edge, Firefox of Safari. Extra software installeren of Remote Desktop gebruiken is niet nodig. Daardoor kun je snel starten en heeft je team minder afhankelijkheid van IT.

Van spreadsheets naar ERP in vijf dagen

Met Ridder iQ Essentials kun je in vijf consultancydagen live zijn. De aanpak is praktisch en gericht op wat je nodig hebt om goed te starten.

Dag 1: je processen in kaart brengen
Op de eerste dag kijken we samen naar je manier van werken. Hoe komen aanvragen binnen? Hoe maak je offertes? Hoe worden orders verwerkt? En waar gebruik je nu spreadsheets voor? Zo ontstaat een helder beeld van je huidige proces en van de stappen die Ridder iQ Essentials moet ondersteunen.

Dag 2: de basis inrichten
Daarna wordt de basis van Ridder iQ Essentials ingericht. Denk aan relaties, artikelen, gebruikers en de belangrijkste instellingen. Het doel is dat het systeem aansluit op je dagelijkse praktijk. Niet andersom.

Dag 3: offertes, orders, inkoop en voorraad instellen
Op de derde dag richten we de belangrijkste onderdelen verder in. Je legt vast hoe je offertes maakt, orders opvolgt, inkopen verwerkt en voorraad beheert. Daarmee ontstaat één centrale plek waar je team met dezelfde informatie werkt.

Dag 4: gebruikers meenemen in hun werk
Een ERP-systeem werkt pas goed als je team ermee kan werken. Daarom nemen we je gebruikers mee in de belangrijkste stappen. Ze leren waar ze informatie vinden, hoe ze taken uitvoeren en hoe Ridder iQ Essentials hun dagelijkse werk makkelijker maakt.

Dag 5: testen en live gaan
Op de laatste dag testen we de inrichting en lopen we de belangrijkste processen door. Daarna kun je live. Vanaf dat moment werk je niet meer vanuit losse spreadsheets, maar vanuit één systeem met actuele informatie. 

Wat verandert er na de overstap?

Na de overstap naar Ridder iQ Essentials heb je meer overzicht in je bedrijf.

Je ziet welke offertes openstaan, welke orders lopen en waar actie nodig is. Je volgt uren, materialen en uitbestedingen per order. Daardoor krijg je beter inzicht in de verwachte en werkelijke kosten.

Ook je voorraad wordt overzichtelijker. Je ziet wat beschikbaar is, wat nodig is en waar tekorten kunnen ontstaan. Dat helpt om betrouwbaarder te leveren en beter te plannen.

Voor je team betekent dit minder zoeken, minder dubbel werk en minder afhankelijkheid van losse bestanden.

Klaar voor groei

Je bedrijf staat niet stil. Nieuwe klanten, meer orders of veranderende processen vragen om een systeem dat kan meegroeien.

Ridder iQ Essentials is gebouwd op dezelfde database-structuur als het uitgebreide Ridder iQ platform. Daardoor is er een duidelijk groeipad wanneer je klaar bent voor de volgende stap.

Je begint met de processen die nu belangrijk zijn en breidt later uit wanneer je bedrijf daarom vraagt. 

Zet de stap van spreadsheets naar ERP

Spreadsheets kunnen een goed startpunt zijn. Maar als je bedrijf groeit, heb je meer nodig dan losse bestanden.

Met Ridder iQ Essentials werk je vanuit één centraal systeem. Je krijgt grip op orders, voorraad, kosten en facturatie. En je kunt snel starten, zonder zwaar IT-traject.

Wil je weten hoe jouw maakbedrijf in vijf dagen kan overstappen van spreadsheets naar ERP? Vraag een demo aan en ontdek hoe Ridder iQ Essentials werkt in de praktijk.