De Nederlandse maakindustrie staat voor uitdagende tijden. Bedrijven zien zich geconfronteerd met stijgende kosten voor grondstoffen en energie, een tekort aan technisch geschoold personeel en toenemende druk om te verduurzamen. Daarnaast groeit de noodzaak om te digitaliseren, zodat processen efficiënter verlopen en bedrijven beter kunnen inspelen op klantbehoeften.

Volgens de Economische Barometer van de Koninklijke Metaalunie is de stemming in de sector gematigd: 37 procent van de ondernemers ervaart een daling in orders, terwijl maar 14 procent groei ziet. Tegelijkertijd blijft de orderportefeuille stabiel met een gemiddelde van bijna twaalf weken. Deze cijfers benadrukken de noodzaak voor bedrijven om hun operationele efficiëntie te verbeteren en processen verder te stroomlijnen.

Hierin kan een modern Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) een sleutelrol spelen. Een ERP biedt niet alleen meer inzicht in operationele processen, maar helpt ook om kosten te beheersen, de productiviteit te verhogen en samenwerkingen tussen teams te verbeteren.

Het kan lastig zijn om iedereen binnen je organisatie te overtuigen van de noodzaak en de voordelen van zo’n grote verandering.

Het creëren van draagvlak is echter van groot belang om de implementatie succesvol te maken. In deze gids bespreken we hoe je interne weerstand overwint, stakeholders betrekt en leidinggevenden overtuigt van de waarde van een nieuw ERP-systeem voor de toekomst van je bedrijf.

De veranderende marktomstandigheden

De marktomstandigheden zullen zich waarschijnlijk snel ontwikkelen en productieorganisaties van elke omvang moeten hun operationele efficiëntie verbeteren om concurrerend te blijven.

Misschien heb je niet de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid binnen je organisatie, maar je kunt wel het voortouw nemen in processen die je bedrijf en carrière versterken.

In deze gids introduceren we algemene strategieën om draagvlak te creëren bij de directie en bieden we een concreet actieplan om een ERP-transitie voor te stellen.

De grootste bezwaren liggen op het gebied van verandermanagement

Langdurige en duurzame organisatorische veranderingen realiseren is moeilijk en vereist een strakke planning om de betrokken risico’s te beperken.

Er zijn twee veelvoorkomende redenen waarom organisaties terughoudend zijn in het omarmen van een zakelijke transformatie:

1. Weerstand tegen verandering
   Comfortabel zijn met bestaande processen, zelfs als deze verouderd raken, kan bedrijven op een strategische achterstand zetten. Het idee dat iets pas gerepareerd hoeft te worden als het kapot is, staat een flexibele en voortdurende bedrijfsverbetering in de weg.
2. “We zijn te klein”
   Dit is een veelgehoord argument tegen digitale transformaties bij kleine en middelgrote bedrijven (mkb).

Het is waar dat een nieuwe ERP implementeren een kostbaar en tijdrovend proces kan zijn, maar moderne ERP-systemen bieden functies en mogelijkheden die meegroeien met het bedrijf.

De omvang van je bedrijf zou niet moeten bepalen hoe geavanceerd de tools zijn die je gebruikt. Maakbedrijven in het mkb-segment profiteren juist meer dan grotere organisaties van tools die bedrijfsprocessen stroomlijnen en groei faciliteren.

Doe een ERP-voorstel aan de directie

Er zijn verschillende bezwaren te verwachten als je een ERP-voorstel doet. Enkele voorbeelden:

• Het idee dat de bestaande processen voldoende zijn.
• De opvatting dat een nieuwe ERP-oplossing slechts bepaalde afdelingen binnen het bedrijf zal helpen.
• Bezorgdheid over de kosten en de complexiteit van de overgang.
• Twijfel of de investering op dit moment gerechtvaardigd is.

Beschrijf de redenen voor je voorstel

Begin met het interviewen van leidinggevenden van elke afdeling en achterhaal hun moeilijkheden, knelpunten en behoeften voor het stroomlijnen van processen.

Hierdoor kun je een overtuigend verhaal opbouwen dat aansluit bij de uitdagingen van de organisatie en hoe een ERP deze kan oplossen.

Vraag aan elk van deze leiders om zelf onderzoek te doen naar hoe nieuwe ERP-systemen hun efficiëntie kunnen verbeteren, hun afdeling beter kunnen verbinden met andere bedrijfsfuncties, hen bruikbare inzichten kunnen geven voor slimmere besluitvorming en hen competitiever kunnen maken in de markt.

Stel een volledig rapport op dat precies beschrijft hoe de ERP-oplossing elke geïdentificeerde uitdaging binnen het bedrijf zal elimineren en dat gedetailleerd uiteenzet hoe sterkere efficiëntie binnen elke afdeling en betere samenwerking tussen afdelingen het bedrijf zullen versterken.

Doorloop het implementatieproces

Maak gebruik van de ervaring van toonaangevende ERP-leveranciers in jouw sector voor inzichten in het implementatieproces.

• Beschrijf de verschillende stappen, waaronder:
• Het aanwijzen van een ERP-evaluatieteam, een verantwoordelijke en een ondersteunend team.
• Het evalueren van opties.
• Het interne Request for Proposal (RFP)-proces, oftewel offerte-aanvraagtraject.
• Gegevensmigratie, maatwerk, verandermanagement, training, testen, livegang en doorlopende ondersteuning.

Zorgen over kosten en risico’s

Het is mogelijk dat leidinggevenden zich zorgen maken dat dit nieuwe initiatief een duur en langdurig proces met onvoorziene problemen met zich meebrengt.

Praat met leveranciers over veelvoorkomende problemen bij ERP-transities, zodat je snel de zorg kunt wegnemen dat deze problemen het proces zullen ontsporen, het bedrijf zullen verstoren of te duur zullen zijn.

De voordelen van een ERP-oplossing

Een ERP-oplossing verbetert vrijwel elk aspect van je bedrijf, waaronder:

• Productiviteit van medewerkers.
• Voortgang van het werk.
• Efficiëntie, doorlooptijden van processen, samenwerking en kosten.
• Concurrerend zijn op prijs en kwaliteit.
• Vooruitzichten op nieuwe markten.
• Werving en behoud van talent.

Maar bovenal worden klanten meer tevreden en loyaler aan je bedrijf.

Voer online industrieel onderzoek uit en gebruik recente en relevante statistieken om je argumenten kracht bij te zetten.

Sluit deze stap af door te laten zien hoe elk voordeel uiteindelijk bijdraagt aan een betere klantervaring.

Toonaangevende ERP-oplossingen die specifiek voor de maakindustrie zijn ontwikkeld, stellen fabrikanten en werkplaatsen in staat consistente kwaliteit te leveren, leverdeadlines te halen en concurrerendere prijzen aan te bieden.

Het eindresultaat is een bedrijf dat snel een portfolio van tevreden klanten kan opbouwen én behouden.

Kostenbesparingen inzichtelijk maken

Neutraliseer zorgen over hoge initiële uitgaven door specifieke details te geven over kostenbesparingen.

Werk samen met leidinggevenden van elke afdeling om de extra kosten van het handhaven van de status quo in kaart te brengen. Dit omvat:

• Harde kosten: Denk aan onderhoud van on-premise hardware, verouderde software en IT-resources die nodig zijn om deze draaiende te houden.
• Inefficiënties in processen: Identificeer handmatige workflows die dagen duren, maar door automatisering in minuten kunnen worden voltooid.
• Kosten door kwaliteitsproblemen: Beschrijf hoe een nieuwe ERP-oplossing fouten en terugroepacties kan verminderen.

Gebruik klantreferenties van leveranciers die aantonen hoe bedrijven deze kosten succesvol hebben verlaagd.

Voordelen kwantificeren

Bijvoorbeeld:

• Minder afhankelijkheid van dure hardware.
• Lagere kosten voor IT-beheer dankzij cloudgebaseerde oplossingen.
• Tijdswinst door gestroomlijnde processen.

Laat zien hoe het combineren van deze kostenbesparingen leidt tot een structurele verbetering van je bedrijfsresultaten.

Rendement op investering (ROI) aantonen

Directies zijn vaak geïnteresseerd in concrete cijfers die de kosten van een investering rechtvaardigen.

De leveranciers die je overweegt, moeten daarom gedetailleerde ROI-voorbeelden kunnen laten zien.

Denk aan referenties waarin klanten hebben aangetoond hoe een nieuwe ERP-oplossing heeft bijgedragen aan:

• Kortere verwerkingstijden: Denk aan salarisadministratie of voorraadbeheer.
• Geautomatiseerde rapportages: Dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten waarvan het samenstellen voorheen uren of zelfs dagen in beslag nam.
• Betere besluitvorming: Inzichten uit data die helpen om de meest winstgevende klanten of marktsegmenten te identificeren.

Specifiek voor cloudgebaseerde ERP-oplossingen kun je benadrukken hoe deze systemen doorgaans een hogere ROI genereren door:

• Een gebrek aan grote initiële investeringen in hardware.
• Lagere onderhoudskosten.
• Automatische updates en verbeteringen die leiden tot lagere IT-arbeidskosten.

Het moment om te innoveren

Een van de belangrijkste oorzaken van onnauwkeurigheden in productiebedrijven is een combinatie van slechte datakwaliteit en beperkte toegang tot data.

Legacy-systemen hebben vaak moeite met integraties, wat leidt tot inconsistente of onvolledige gegevens.

Hoe een ERP-systeem datakwaliteit verbetert

Een moderne ERP-oplossing integreert alle systemen en applicaties waarop je bedrijf vertrouwt.

Dit biedt de volgende voordelen:

• Tijdswinst: Minder behoefte aan handmatige kwaliteitscontroles.
• Betrouwbare data: Eliminatie van fouten en inconsistenties.
• Real-time inzichten: Gegevens zijn altijd up-to-date en beschikbaar voor alle gebruikers.

Laat zien hoe verbeterde datakwaliteit niet alleen de operationele efficiëntie verhoogt, maar ook strategische beslissingen ondersteunt.

Het moment om te innoveren

Aan het einde van je proces om draagvlak te creëren voor een ERP-oplossing is het belangrijk om een duidelijke vergelijking te maken tussen de status quo en de voordelen van een nieuwe ERP-oplossing.

Begeleid de discussie en focus op de risico’s van niet veranderen versus de kansen die een verandering biedt.

Als je de voorgaande stappen goed hebt uitgevoerd, zullen de leidinggevenden binnen je organisatie begrijpen waarom een nieuwe ERP niet alleen een waardevolle investering is, maar ook een strategische noodzaak.

Dit helpt hen om met vertrouwen een beslissing te nemen die je bedrijf sterker maakt in een steeds uitdagendere markt.