Haal het maximale uit je gesprek met ERP-leveranciers

Waarom kennismakingsgesprekken cruciaal zijn

In de overgang naar een nieuw ERP-systeem voor jouw productiebedrijf heb je inmiddels diverse belangrijke fases doorlopen. De volgende cruciale stap is het voeren van kennismakingsgesprekken met potentiële ERP-leveranciers.

Het doel van zo’n gesprek is bepalen welke leverancier jouw productiebedrijf en uitdagingen het beste begrijpt en welke oplossing daar optimaal bij past. Het gaat dan niet alleen om software en hardware, maar ook om een goede samenwerking nadat je het systeem hebt aangekocht.

Je plant het gesprek in nadat je hebt vastgesteld dat de leveranciers over de juiste expertise beschikken om je bedrijf te helpen om de winst te verhogen, het aantal handmatige processen te verminderen en je van de concurrentie te onderscheiden.

Waarom is deze stap zo belangrijk?

Het mes snijdt in dit geval aan twee kanten. Als maakbedrijf krijg je dankzij het kennismakingsgesprek een goed beeld van de potentiële ERP-leverancier.

Voor die partij biedt het gesprek de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de structuur, doelen en knelpunten van jouw bedrijf. Dit draagt bij aan een ERP-oplossing die inspeelt op jouw bedrijfsbehoeften én aan een vruchtbare samenwerking op de langere termijn.

Een productief kennismakingsgesprek vereist een degelijke voorbereiding en deelnemers die actief luisteren, oprecht zijn en samenwerken.

Deze gids helpt je bij het voorbereiden en voeren van zo’n gesprek.

Het voorbereiden van een kennismakingsgesprek

Een goed gesprek begint met een goede voorbereiding. Dit helpt je om gericht vragen te stellen en leveranciers effectief te vergelijken.

Bereid je voor door:

• Wijs een interne ERP-verantwoordelijke aan: 
  Kies een collega met veel en diepgaande kennis van de dagelijkse bedrijfsvoering in alle afdelingen van je onderneming.
• Voer grondig onderzoek uit: 
  Gebruik hiervoor een ERP-selectie- en implementatietoolkit met een checklist en vragenlijst.
• Zorg voor steun van het management: 
  Benadruk dat het aanschaffen van een ERP-systeem een belangrijke strategische investering is die het bedrijf vooruit zal helpen.
• Identificeer de behoeften binnen het bedrijf: 
  Laat vertegenwoordigers van alle afdelingen kernbehoeften benoemen. Denk hierbij aan verbeteringen in kwaliteit, voorraadbeheer en personeelsbeheer.
• Bepaal de knelpunten: 
  Breng in kaart welke problemen en uitdagingen in het bedrijf een ERP-systeem moet helpen oplossen.
• Vraag informatie op: 
  Vergelijk de diensten en functionaliteiten van de diverse leveranciers om zo je uiteindelijke gesprekspartners te helpen selecteren.
• Voorselectie: 
  Voer korte gesprekken met meerdere leveranciers en bepaal het aantal partijen waarmee je een uitgebreid kennismakingsgesprek wilt voeren op twee tot vier.

Het voeren van het kennismakingsgesprek

Tijdens het kennismakingsgesprek met ERP-leveranciers is het belangrijk om niet alleen te luisteren, maar ook actief door te vragen en te vergelijken. Dit helpt je om een goed beeld te krijgen van de leverancier én de oplossing.

Tijdens het gesprek:

• Deel je bedrijfsverhaal:
  Vertel over de unieke werkwijze, concurrentiepositie, sterke punten, zwaktes en verbeterpunten van jouw maakbedrijf.
• Stel selectiecriteria op:
  Vertaal de behoeften en doelen van jouw bedrijf in duidelijke selectiecriteria voor een ERP-systeem.
• Stel prioriteiten:
  Maak duidelijk welke functies van een ERP-systeem het belangrijkste zijn voor jouw bedrijf.
• Bepaal wat succes is:
  Maak duidelijk wat je verwachtingen zijn als het gaat om prestatie-indicatoren, het terugverdienen van de investering en tijdlijnen.
• Begrijp het voorstel:
  Vraag de leverancier om de unieke voordelen van zijn ERP-systeem concreet uit te leggen. Laat de leverancier ook vertellen hoe zijn oplossing zich onderscheidt van ERP-systemen van andere aanbieders.
• Vraag om bewijs:
  Verzoek de potentiële leverancier om claims over de functies en voordelen van zijn systeem te onderbouwen.
• Vraag om referenties:
  Referenties van soortgelijke bedrijven die het ERP-systeem in kwestie al gebruiken, helpen je om inzicht te krijgen in wat er komt kijken bij de implementatie en wat dit kan opleveren.
• Stel het budget vast:
  Maak duidelijk wat er qua budget wel en niet mogelijk is.
• Bespreek overgangsproblemen:
  Vraag hoe leveranciers uitdagingen als datamigratie zullen aanpakken en hoe ze jouw zorgen over de overgang naar hun ERP-systeem tot een minimum zullen beperken.
• Evalueer de leverancier:
  Beoordeel of het team van de leverancier inzet op langdurige samenwerking en het verlenen van uitstekende service.

Conclusie

Een ERP-systeem integreert, beheert en automatiseert al je bedrijfsprocessen. Het optimaliseert de productie op basis van schaalbaarheid en flexibiliteit.

Daarnaast zorgt zo’n systeem voor integratiemogelijkheden, ondersteuning voor mobiele en IoT-oplossingen en geavanceerde data-analyse en inzichten.

Voor de succesvolle implementatie is een goed onderbouwd en degelijk selectieproces dan ook cruciaal en de kennismakingsgesprekken met potentiële leveranciers zijn daarin onmisbaar.