Wanneer orders en herstellingen losse eilandjes worden

In projectmatige productiebedrijven ontstaat projectdruk ook wanneer informatie niet meer vanzelf samenkomt. Een order wordt geregistreerd, een herstelling hoort bij een project en een bon moet aan de juiste context gekoppeld zijn. Als dat verband niet duidelijk zichtbaar is, wordt opvolging afhankelijk van zoeken, navragen en controleren. Zeker wanneer er veel projecten tegelijk lopen, wordt overzicht houden moeilijker.

Bij Indurra was dat een herkenbare situatie. In de oude werkwijze werden orders en herstellingen te veel op één hoop gegooid. Daardoor stonden activiteiten los van elkaar en ontbrak het overzicht, zeker wanneer er veel projecten tegelijkertijd liepen. De informatie was aanwezig, maar stond niet altijd in de juiste context. Voor medewerkers betekent dat extra opvolging: nagaan welke order bij welk project hoort, welke bon eraan gekoppeld is en wat er al geregistreerd werd. 

Voor productiebedrijven is dit vaak het moment waarop de hoeveelheid projectinformatie merkbaar toeneemt. Waar staat deze order? Hoort deze herstelling bij hetzelfde project? Welke bon is al verwerkt? Wat moet nog gebeuren voor oplevering bij de klant? Wanneer die vragen niet direct vanuit de projectstructuur beantwoord kunnen worden, wordt projectopvolging zwaarder dan nodig.

De oplossing bij Indurra zit in de projectmodule van Ridder iQ. Die module wordt gebruikt als vaste plek waar informatie vanaf het begin tot aan de oplevering bij de klant wordt geregistreerd. Orders, herstellingen en bonnen worden gekoppeld aan het juiste project. Daardoor wordt projectinformatie niet langer als losse activiteit behandeld, maar krijgt elke registratie een duidelijke plaats binnen het geheel.

Dat maakt het ERP systeem bruikbaarder in de praktijk. Een medewerker hoeft niet alleen te zien dat er een order bestaat, maar ook waar die order bij hoort. Een bon krijgt pas waarde wanneer duidelijk is binnen welk project die valt. Door die koppeling ontstaat meer samenhang tussen de administratie en het werk dat uitgevoerd moet worden. 

Voor andere productiebedrijven ligt hier een bruikbare les. Kijk eerst waar projectinformatie vandaag uit elkaar valt. Welke orders staan los van het project? Welke herstellingen worden apart opgevolgd? Welke bonnen worden pas later aan de juiste context gekoppeld? En welke informatie moeten medewerkers nog navragen terwijl ze al ergens in het ERP-systeem staat? 

Wie die route scherp maakt, ziet sneller waar ERP-software kan helpen om structuur aan te brengen. Het gaat dan niet om meer registreren, maar om beter koppelen. Informatie moet beschikbaar zijn op het moment dat iemand ermee verder moet. Voor projectopvolging betekent dat: één duidelijke lijn van start tot oplevering.