Hva er ERP? Forstå ERP-systemer

Enterprise Resource Planning (ERP) gjør det mulig for en bedrift å administrere de fleste av sine kjernefunksjoner, fra produksjonsplanlegging til økonomi, innenfor én plattform.

Det handler om sammenkobling – å kunne svare på spørsmål ved å ha koblet data på tvers av virksomheten, for eksempel forståelse av arbeidstilgjengelighet, materialbehov, prising, lønnsomhet og prosesseffektivitet.

For produktsjonsvirksomheten lar ERP dem svare på kritiske forretningsspørsmål raskt og omfattende. Har du nok arbeid? Har du nok materialer til å produsere det du trenger? Setter du prisene riktig for å tjene penger? Hvor lang tid tar prosessene sammenlignet med tidligere perioder?

Den sammenkoblede informasjonen gjør det mulig for produsenter å spore, sammenligne og ta informerte forretningsbeslutninger på tvers av ulike funksjonsområder, noe som gir et helhetlig syn på driften.

Et ERP-system består vanligvis av kjernemoduler som dekker tre hovedforretningsenheter: drift, finans og CRM/salgsfunksjonalitet. Kjernemoduler i ERP dekker:

• Produksjon: Optimaliser produksjon, planlegging, kundeadministrasjon og service med innovativ programvare i skyen.
• Drift: Administrerer materialbehov, kapasitetsbegrensninger, bemanningsplanlegging, jobbsporing og kommunikasjon om driftsprosesser. Bidrar til å spore hvor lang tid jobben faktisk tar og administrerer bemanningsferdigheter og tilgjengelighet.
• Finans: Inkluderer leverandørgjeld, kundefordringer, hovedbok, lønn (Single Touch Payroll 2-kompatibel), administrasjon av anleggsmidler og varekostnadshåndtering.
• CRM/Salg: Sporer status og administrasjon av kundeemner, sannsynlighet for konvertering, sporing fra tilbud til ordre til levering, og hjelper bedrifter med å forstå og administrere salgsprosessen.

Et ERP-system lar brukere hente informasjon som automatisk kobles på tvers av systemet. Systemet hjelper bedrifter med å administrere kjerneforretningsprosesser fra salg til å få betalt, og gir sammenkoblede data som lar deg spore kostnader, effektivitet og ytelse på tvers av ulike driftsområder.

Denne tilnærmingen reduserer administrativt arbeid, senker driftskostnader og gir mer strømlinjeformede prosesser samtidig som den opprettholder presis jobbspesifikk kostnadsfordeling.

I motsetning til tradisjonelle systemer som regneark eller papirbaserte systemer som har flere frakoblede systemer, gir et ERP-system som Ridder iQ en tilkoblet, integrert tilnærming til administrasjon av forretningsprosesser.

Det lar deg oppdatere informasjon på ett sted, som deretter er synlig på tvers av andre avdelinger og områder i virksomheten. For eksempel, når en kundekontakt endres, oppdaterer du den én gang, og den nye informasjonen vises på tvers av alle interaksjoner med den kunden.

Systemet gir tilbakemeldinger og innsikt i sanntid, for eksempel sporing av hvor lang tid jobber faktisk tar å fullføre sammenlignet med estimater, identifisering av potensiell ineffektivitet og lar deg undersøke hvorfor forretningsprosesser kan ta lengre tid enn forventet.

Marc Coulson, Commercial Manager på Stressline Limited som introduserte Ridder iQ ERP-system i produksjonen sin, sier:

- “Vi manglet et skikkelig CRM-system. Ridder iQ ga oss tilgang til data vi tidligere ikke kunne nå.”

ERP-system kobler sammen ulike forretningsfunksjoner – fra kundeemnehåndtering til levering, fra materialinnkjøp til økonomisk rapportering – og sikrer at data flyter sømløst og gir en omfattende oversikt over forretningsfunksjonene dine.

ERP-løsninger skreddersydd for Norge forbedrer effektiviteten i lokale operasjoner. Spesielt for produksjonsindustrien ved å øke innsikten i faktiske arbeidsprosesser. Hvis for eksempel en produsent antar at en jobb tar 45 minutter på en bestemt maskin, sporer ERP-systemet den faktiske tiden det tar og tillater undersøkelse av hvorfor en jobb kan ta lengre eller kortere tid enn estimert.

Dette lar deg forstå om underestimater er konsistente, sammenligne nåværende ytelse med tidligere ytelse og gjøre mer nøyaktige estimater.

I en tid med små profittmarginer er denne synligheten avgjørende for å forstå og potensielt korrigere driftsmessig ineffektivitet i forretningsprosesser.

ERP-løsningen forbedrer synligheten ved å gi tilbakemeldinger i sanntid om faktisk jobbprogresjon. Hvis for eksempel en produsent antar at en jobb tar 45 minutter på en bestemt maskin, sporer ERP-systemet den faktiske tiden det tar og tillater undersøkelse av hvorfor en jobb kan ta lengre eller kortere tid enn estimert.

Dette lar deg forstå om underestimater er konsistente, sammenligne nåværende ytelse med tidligere ytelse og gjøre mer nøyaktige estimater.

I en tid med små profittmarginer er denne synligheten avgjørende for å forstå og potensielt korrigere driftsmessig ineffektivitet i forretningsprosesser.

Raskere samarbeid med skybasert ERP, "cloud ERP", betyr muligheten til å få tilgang til sanntidsdata fra hvor som helst på planeten med internettilgang gjennom et sentralt datalager. Det lar ansatte og forretningsenheter utenfor kontoret få tilgang til programvaresystemet mens de er på farten, avlaster byrden med å vedlikeholde maskinvare og servere, og eliminerer behovet for å administrere sikkerhetskopier, sikkerhetsprotokoller og katastrofegjenopprettingskontroller.

Med skybasert ERP-programvare, hvis noe går galt, administreres det av ERP-leverandøren som har som hovedfokus å administrere disse systemene, noe som muliggjør raskere og mer fleksibelt samarbeid på tvers av forskjellige steder.

ERP-teknologi reduserer kostnader og forbedrer avkastningen ved å gi tilbake tid til ansatte, spesielt i de dyre rollene. ERP eliminerer behovet for at ansatte må gå rundt og lete etter informasjon, følge opp forsinkede fakturaer eller sjekke om bestillinger har kommet. Systemet skaper en enkel informasjonsflyt, noe som reduserer tidkrevende manuelle prosesser.

Selv om ingen enkelt effektivitetsfaktor er helt avgjørende, skaper disse forbedringene betydelig verdi når de kombineres. Nøkkelen er tiden som spares for de ansatte, slik at de kan fokusere på mer strategiske forretningsprosesser, i stedet for å bli hengende fast i administrativt arbeid.

Den viktigste forskjellen er at ERP-programvare gir et omfattende forretningsstyringssystem, mens regnskapsprogramvare bare håndterer økonomi.

Med ERP-systemer integreres økonomiske data på tvers av virksomheten, noe som reduserer dataduplisering og feil. Finansiell innsikt basert på nøyaktige data gir bedre økonomiske beslutninger, fra nøyaktige tilbud til å identifisere de mest lønnsomme jobbene, noe som ikke er lett å generere med tradisjonell regnskapsprogramvare.

Et lokalt ERP-system innebærer å ha all serverarkitektur innenfor en organisasjons fysiske lokasjon. Fordelene inkluderte tradisjonelt bedre ytelse på grunn av nærhet.

Lokale ERP-systemer krever imidlertid at du er ansvarlig for:

• Innkjøp av maskinvare
• Administrering av sikkerhetskopier
• Vedlikehold av datasikkerhetsprotokoller
• Utføring av katastrofegjenopprettingskontroller
• Oppdatering og testing av programvare
• Utrulling av oppdateringer

Lokale systemer kan i utgangspunktet virke billigere, men bli dyrere når man tar hensyn til IT-personellkostnader og løpende vedlikehold. De tilbyr mindre fleksibilitet sammenlignet med skybaserte systemer og krever mer direkte administrasjon fra IT-teamet ditt.

Et lokalt installert ERP-system innebærer å ha all serverarkitektur plassert innenfor organisasjonens fysiske lokasjon. Fordelene inkluderer tradisjonelt bedre ytelse på grunn av nærhet.

Imidlertid krever lokale ERP-systemer at du er ansvarlig for:

• Innkjøp av maskinvare
• Administrering av sikkerhetskopier
• Vedlikehold av datasikkerhetsprotokoller
• Utføring av katastrofegjenoppretting
• Oppdatering og testing av programvare
• Utrulling av oppdateringer

Lokale systemer kan i utgangspunktet virke billigere, men blir dyrere når man tar hensyn til IT-personellkostnader og løpende vedlikehold. De tilbyr mindre fleksibilitet sammenlignet med skybaserte systemer og krever mer direkte administrasjon fra IT-teamet ditt.

Skybasert ERP er der serverkomponenter er plassert i et eksternt datasenter, tilgjengelig via internett. Viktige egenskaper inkluderer:

• Mulighet til å få tilgang til data fra hvor som helst med en internettforbindelse
• Ingen behov for å kjøpe eller administrere servermaskinvare
• Redusert IT-ansvar
• Automatiske programvareoppdateringer
• Forbedret sikkerhet administrert av ERP-leverandøren
• Skalerbar lisensiering
• Lavere startkostnader
• Enklere implementering
• Tilgjengelig fra alle enheter

Skybasert ERP avlaster bedrifter fra å vedlikeholde maskinvare, utføre sikkerhetskopier, administrere sikkerhetsprotokoller og utføre katastrofegjenopprettingskontroller.

Systemet gir raskere samarbeid, lar ansatte utenfor kontoret få tilgang til informasjon og tilbyr større fleksibilitet sammenlignet med tradisjonelle lokale systemer.

En hybrid ERP-modell involverer en kombinasjon av skybasert ERP og lokale ERP-elementer. Mer spesifikt kan det være lokal programvare som fortsatt vedlikeholdes av bedriften, men som hostes i et skymiljø sammen med annen programvare.

Hybridmodellen har en tendens til å ha ulempene med både skybaserte og lokale systemer:

• Den er ikke fullstendig lokalisert
• Du er fortsatt ansvarlig for å installere programvare
• Du må håndtere oppgraderinger og vedlikehold
• Sikkerhet kan administreres av en IT-tjenesteleverandør

Hybridmodeller kan komme med utfordringer, og arve begrensninger fra både skybaserte ERP- og lokale tilnærminger, i stedet for å gi de fulle fordelene med begge systemene.

Høyere produktivitet gjennom ERP-systemer handler om å få de riktige dataene til de riktige personene til rett tid, slik at de kan ta de beste beslutningene.

Dette gjøres på en kostnadseffektiv måte, og eliminerer behovet for at de ansatte må gå rundt og lete etter informasjon. Målet er å levere data til de ansatte når de trenger det, ikke bare gjøre dem tilgjengelige.

ERP-løsninger lar de ansatte fokusere på mer strategiske oppgaver, redusere tiden brukt på administrativt arbeid og gi informasjonen og tiden som trengs for å avdekke forretningseffektivitet.

Dypere forretningsinnsikt kommer fra å gi bedriftseiere både tid og informasjon til å avdekke effektivitet. Vanligvis er småbedrift eiere så opptatt av daglige oppgaver – å vike for syke ansatte, administrere månedssluttøkonomi, håndtere administrativt arbeid – at de aldri får analysert virksomheten sin for potensielle forbedringer.

ERP-programvare gir innsikt ved å gi deg informasjonen og tiden til å undersøke områder der du kan tilføre verdi. For eksempel kan du undersøke om et bestemt produkt er kostnadseffektivt, men daglige driftskrav forhindrer denne strategiske analysen.

ERP-systemer bidrar til å avdekke denne innsikten og gir rom for å handle ut fra den.

Raskere rapportering og beslutningstaking i ERP-programvare betyr automatisk generering av rapporter på det mest passende tidspunktet. For eksempel, i stedet for å manuelt opprette en rapport for et stand-up-møte mandag morgen på en torsdag, kan systemet automatisk generere rapporten klokken 06.00 på mandag og sende den direkte på e-post.

Kjerneprinsippet er å muliggjøre raskere og mer effektiv beslutningstaking. ERP-løsninger automatiserer rapporteringsprosessen, og sikrer at beslutningstakere har rettidig og relevant informasjon akkurat når de trenger den.

Samsvar er ofte det første som overses når bedrifter fokuserer på effektivitet. Samsvar blir bare kritisk når noe går galt, for eksempel at man ikke kan levere et materiellsertifikat når det er nødvendig.

Ved å designe systemer der samsvar er den enkleste veien, er det mer sannsynlig at bedrifter og ansatte opprettholder riktig samsvar. ERP-systemet gjør det enkelt å legge ved nødvendige dokumenter, spore sertifiseringer og sikre at all nødvendig dokumentasjon er på plass.

Målet er å forhindre situasjoner der du kan bli saksøkt eller møte betydelig risiko på grunn av manglende dokumentasjon. ERP-løsninger gjør samsvar med regelverk til en naturlig del av arbeidsflyten og forretningsprosessene dine i stedet for en ekstra byrde.

Skybasert ERP betyr enklere IT-infrastruktur fordi du bare trenger å bekymre deg for sluttbrukerenheten din, for eksempel en bærbar PC, stasjonær PC, telefon eller nettbrett.

All backend-infrastruktur, serveradministrasjon og teknisk vedlikehold håndteres eksternt, noe som eliminerer behovet for å administrere komplekse IT-systemer.

Fokuset skifter fra å vedlikeholde servere og infrastruktur til å ganske enkelt sørge for at enhetene som brukes til å få tilgang til systemet, fungerer.

AI er en viktig trend i de fleste ERP-systemer, og tilbyr muligheten til å fremheve trender som er vanskelige å identifisere manuelt. Disse systemene kan flagge betydelige endringer, for eksempel at en stor kundes bestillinger faller 20 % fra gjennomsnittet, økte utgifter hos en bestemt leverandør eller potensielle prisendringer på materialer. Målet er å gi innsikt som gir verdi til bedriften, kundene og leverandørene dine.

Motstandskraft er en annen kritisk trend, som fokuserer på en bedrifts evne til å håndtere potensielle forsyningskjede- eller andre uforutsette forstyrrelser. Dette inkluderer forberedelser til scenarier som tariffendringer, avbrudd i forsyningskjeden eller uventede globale hendelser.

Moderne ERP-løsninger forbedrer forsyningskjedestyringen ved å gi bedrifter motstandskraften til å analysere potensielle forstyrrelser, identifisere alternative leverandører for kritiske materialer og utvikle strategier for å redusere risikoer fra eksterne hendelser eller uventede markedsendringer.