Taper løpet: hvorfor Excel ikke duger i produksjons-ERP

De ansvarlige må håndtere stramme tidsfrister, leverandørkjede og kvalitetskontroll, samtidig som de må ha oversikt over hver eneste del for å sikre at monteringsprosessen går problemfritt.

I 2024 ble det avslørt at ett av de ti F1-lagene hadde basert seg på Excel for å styre fabrikkdriften. Williams Racing [link: https://www.tomshardware.com/software/formula-1-management-shocked-team-used-excel-for-20000-part-inventory-now-replacing-impossible-to-navigate-sheet ] fulgte opp 20 000 ulike deler og komponenter i ett enkelt Excel-ark – uten essensielle nøkkeltall som komponentkostnader, lagerbeholdning og leveringstider.

Da James Vowles tok over som teamsjef i Williams F1 i 2023, beskrev han Excel-listen som "en vits" som var "umulig å navigere i og umulig å oppdatere."

Mens mange fans ble overrasket over avsløringen, illustrerte det i produksjonsverdenen hvor avgjørende skreddersydde løsninger, som ERP-systemer for produksjonsbedrifter, er for å lykkes i driften – enten man er i Formel 1 eller på en fabrikk i Norge.

I starten var verktøy som Excel tilstrekkelige for å håndtere arbeidsprosesser. Men etter hvert som bildesignene har utviklet seg, med tusenvis av gjensidige avhengigheter, trenger Formel 1 systemer som kan holde tritt.

Excel er allsidig, men klarer ikke å møte kravet om sanntidsdata. Ofte lagres informasjon i statiske regneark som raskt blir utdaterte hvis de ikke oppdateres automatisk, eller blir motstridende når de deles på tvers av ulike team.

Dette øker uunngåelig risikoen for menneskelige feil – noe så enkelt som et feilplassert desimaltegn eller en ekstra null kan bli en kostbar tabbe, særlig med tanke på at hvert F1-lag har et kostnadstak, som for øyeblikket er satt til 135 millioner dollar (omtrent 1,34 milliarder kroner).

Den virkelige frustrasjonen oppstår når teamene ikke finner informasjonen de trenger for å ta viktige beslutninger i tide. Vowles sammenlignet det å bruke Excel for å lage en bestilling på en frontvinge – med 400 deler – med en "klikk og håp"-prosedyre, fordi informasjonen han trengte ikke var tilgjengelig.

"Du må vite hvor hver av disse uavhengige komponentene befinner seg, hvor lang tid det tar før den er ferdig, hvor lang tid det tar før den går til inspeksjon. Om det har vært problemer med inspeksjonen, og om den må tilbake igjen," forklarte Vowles.

Han la til: "Når du først legger inn det nivået av kompleksitet, som er der moderne Formel 1 befinner seg, bryter Excel-arket sammen – og menneskene med det. Og det er akkurat der vi er."

Etter hvert som F1-teamene vokser i størrelse og kompleksitet, vil det å håndtere hundrevis av deler, leverandører og tidsplaner i Excel bare bli enda mer krevende.

ERP-systemer som er spesielt utviklet for produksjonsbedrifter, som Ridder iQ, har tydelige fordeler sammenlignet med tradisjonelle, manuelle metoder.

I motsetning til spredte regneark samler de data fra alle avdelinger i ett felles system, slik at alle – fra teamledere til logistikkpersonell – jobber ut fra den samme oppdaterte informasjonen.

Produksjon i Formel 1 krever noen av de strengeste prosessene for kvalitetssikring og sporbarhet. ERP-systemer gjør det enkelt å følge hver enkelt komponent fra innkjøp til montering, og sikre at strenge standarder overholdes.

De kan også levere data og analyser som hjelper teamene å ta bedre beslutninger, identifisere kostnadsbesparelser og avdekke ineffektive prosesser. I tillegg er disse systemene svært skalerbare og kan tilpasses nye behov i bransjer som utvikler seg raskt over tid.