Hâdtering av compliance og kvalitetskontroll med ERP

Det sier seg selv at produktene dine må oppfylle gjeldende regelverk og leve opp til kvalitetskravene som kundene dine – og deres kunder – forventer. Manglende etterlevelse kan føre til problemer som forsinkelser, tilbakekallinger, rettslige konsekvenser og skade på omdømmet. Kvalitetsproblemer – selv når de ikke bryter med regelverket – kan føre til misfornøyde kunder og tap av salg. For produsenter innen diskret produksjon er grundige inspeksjoner og tester en del av standardprosedyrene, som dokumenterer at produktene er kontrollert for feil og oppfyller krav til sikkerhet og miljø.

I 2024 rapporterte Norge 150 produkt­tilbakekallinger på tvers av ulike kategorier, inkludert leker, matvarer og elektriske apparater, ifølge EU-kommisjonens Safety Gate-portal. Et enkelt tilbakekall kan få store økonomiske konsekvenser, inkludert kostnader til undersøkelser, tapte salg og mulige bøter. Til sammenligning ble det i Storbritannia samme år rapportert over 350 produkt­tilbakekallinger og nesten 450 varsler om produktsikkerhet, der én tilbakekalling kan koste virksomheter flere hundre tusen kroner i utgifter og betydelige bøter.

Produktlover og standarder

Enten du leverer produkter til bedrifter eller direkte til forbrukere, er det avgjørende at alt som selges overholder gjeldende helse- og sikkerhetsforskrifter og kan spores dersom problemer skulle oppstå. Selv om det regulatoriske landskapet varierer fra land til land, forventes det at alle produsenter oppfyller relevante lovkrav for å sikre produktsikkerhet, og at de følger anerkjente standarder for kvalitet og sporbarhet.

For mange virksomheter gir det trygghet å følge internasjonale sertifiseringer – som ISO – både for kundene og som et tydelig signal om forpliktelse til konsistent og høy kvalitet i produksjonen. I Norge, som i de fleste europeiske markeder, er det en rekke lover og forskrifter som regulerer produktsikkerhet og kvalitet. I stedet for å gå inn på detaljene her, er det viktig å erkjenne at produsenter må navigere i et komplekst regelverk – og at det å være compliant krever aktive prosesser for dokumentasjon, kvalitetskontroll og oppfølging.

Du har sannsynligvis allerede strenge rutiner for kvalitetssikring, men både compliance og kvalitetskontroll kan være krevende å håndtere – særlig dersom du bruker et gammelt ERP-system eller fører inspeksjoner, tester og resultater manuelt i regneark. I tillegg til at det tar mye tid, øker risikoen for at kritisk informasjon overses som følge av menneskelige feil.

Kan et ERP-system effektivisere compliance og kvalitetskontroll?

Enterprise resource planning-programvare (ERP) som Ridder iQ fra ECI gir bedre innsikt i prosessene dine, slik at du kan optimalisere kvalitetsstyringen. Det gir både teamet ditt og kundene tillit til at eventuelle avvik fanges opp tidlig, og reduserer dermed risikoen for forsinkelser eller brudd på regelverk. Det skybaserte ERP-systemet samler forretningsprosesser som produksjon og kvalitetskontroll i ett system, slik at du får full oversikt over prosjektene og kan få tilgang til og analysere data – som for eksempel testresultater. Du oppdager raskt trender og kan komme til bunns i gjentakende kvalitetsproblemer, samtidig som du har tydelig dokumentasjon på alle inspeksjoner og mulighet til å generere rapporter automatisk for å dokumentere etterlevelse.

Tre måter Ridder iQ kan hjelpe deg

1. Automatiser inspeksjoner 
   
   Automatiser kontroller og inspeksjoner i Ridder iQ ved å sette opp varsler. Resultatene registreres automatisk i systemet, slik at du alltid har et pålitelig revisjonsspor. Utstyrets tilstand kan også vurderes i sanntid, slik at eventuelle problemer raskt kan oppdages og håndteres før de fører til alvorlige feil eller svinn. Du får også full oversikt over kvalitetskontrollen via prosjektstyringsmodulen og produksjonsplanen. Du ser umiddelbart hvor produktet befinner seg i prosessen, og om det oppstår forsinkelser. Et ERP-system fjerner manuelle oppgaver som datainntasting, slik at mer tid kan brukes på kontroller og innovasjon som styrker kvaliteten. Fremover er det sannsynlig at vi vil se mer bruk av avanserte teknologier som kunstig intelligens (AI) i kombinasjon med ERP, som vil gjøre det mulig å raskt identifisere avvik som tidligere kunne gått ubemerket.
    
2. Datatilgjengelighet og sporbarhet
   
   Med et ERP-system kan test- og inspeksjonsresultater registreres nøyaktig, slik at du opprettholder et solid revisjonsspor. Det blir også enklere å identifisere mønstre og trender. For eksempel, hvis systemet registrerer mange feil under sveisestegene, kan det tyde på et problem med utstyret. Siden dataene lagres sentralt, er de lett tilgjengelige og mer pålitelige enn manuelt innsamlet informasjon – noe som reduserer risikoen for feil eller manglende detaljer i inspeksjonsresultatene. Ridder iQ har en egen sporbarhetsmodul som gjør det enkelt å spore sertifiserte materialer – materialer som er testet i henhold til en spesifisert standard – med tilhørende dokumentasjon lett tilgjengelig.
    
3. Automatisert rapportering
   
   Et godt ERP-system lar deg generere rapporter automatisk, basert på data fra tester og inspeksjoner for å dokumentere etterlevelse. Det sparer deg for mange arbeidstimer og gjør det mulig å presentere informasjon på en oversiktlig og visuell måte – basert på sanntidsdata. Du kan også opprettholde et sikkert arkiv for materialsertifikater i forbindelse med sporbarhet. Med et skybasert system og riktige tilgangsrettigheter kan team få tilgang til dokumentene uansett hvor de befinner seg. Og siden alt lagres på sikre eksterne servere, går ingen kritisk informasjon tapt selv ved en hendelse på anlegget – som for eksempel brann.
   
   Over 25 000 bedrifter bruker allerede ECI sin bransjespesifikke programvare. Ridder iQ, utviklet for bedrifter innen diskret produksjon, er spesialbygd for å hjelpe deg å effektivisere compliance og kvalitetskontroll.