Strømlinje ordrebehandling: håndter utslag og flaskehalser med ERP

Når en kunde legger inn en bestilling, må den behandles raskt og nøyaktig for at du skal kunne overholde leveringsfrister og øke kundetilfredsheten. Norske forbrukere har høye forventninger til raske og pålitelige leveranser, noe som legger press på virksomheter som leverer deler og komponenter, til å effektivisere forsyningskjedene og møte etterspørselen. Men en plutselig økning i antall ordre kan raskt føre til flaskehalser og forsinkelser. Det blir enda mer krevende dersom du har mangel på arbeidskraft eller er avhengig av manuelle prosesser. Det bremser ikke bare oppfyllingen, men kan også føre til feil og kostbare tilbakekallinger. 

Uansett hvilken bransje du opererer i, jo raskere en bestilling havner i kundens hender, desto større tillit får de til din evne til å levere, både komplett og til rett tid. Dette omtales ofte som OTIF (On Time In Full) eller leveringspresisjon i norsk industrikontekst. 

Oppsummert: Stegene i ordrebehandlingen 

1. Motta bestillingen: Sjekk at varen er på lager og registrer ordren i systemet
2. Produksjon: Hvis du produserer på bestilling, start produksjonen av varen 
3. Plukking: Når ordren er godkjent, lokaliseres og plukkes varene fra lageret 
4. Sortering: Varene sorteres og kontrolleres for feil 
5. Pakking: Ordrene pakkes og merkes, klare til kunden 
6. Forsendelse: Bestillingen sendes til kunden 

Hvordan kan et ERP-system strømlinje ordrebehandlingen? 

Ved å gjøre disse stegene mer effektive, kan du ta imot flere ordre, redusere kostnader, vinne gjentatte bestillinger, styrke omdømmet og øke virksomheten. Ofte er det de små daglige forbedringene som over tid gir størst utslag på virksomhetens resultater. Nøkkelen til å oppnå dette er et pålitelig, skybasert ERP-system som gjør det mulig å strømlinje hver eneste prosess, inkludert ordrebehandling. 

• Oppfylle kundeordre i tide 
• Redusere kostnader 
• Redusere feil, refusjoner og kanselleringer 
• Tilby raskere leveringsalternativer 
• Forbedre lagerstyring 
• Møte etterspørsel 

Så hvordan kan et ERP-system hjelpe deg? 

Automatiser ordrebehandlingen 

Å registrere ordrer manuelt i et regneark eller jobbe i et eldre system er tidkrevende, for å si det mildt. Det kan også føre til feil, som å godta en ordre uten at varen er på lager, eller å legge inn feil produkt eller mengde. Dette kan igjen føre til returer, tilbakekallinger eller ødelegge omdømmet. Rask og nøyaktig levering derimot, øker sjansen for gjenkjøp, fornyede kontrakter og anbefalinger til andre aktører i bransjen. Med et ERP-system kan du automatisere prosessen, slik at teamet ditt jobber mer effektivt og håndterer kunde­forventningene på en bedre måte. For eksempel vil Ridder iQ automatisk sjekke om varen er tilgjengelig før ordren godtas, noe som gir deg trygghet for at du kan levere som avtalt. 

Strømlinje lagerstyringen

Teamene dine må kunne finne varer eller materialer raskt i produksjonen eller plukkingen for å unngå forsinkelser. Gode ERP-systemer har sporing av lagerplassering, slik at du slipper å kaste bort tid på å lete. Ved å integrere lagerstyringsprogramvare i ERP-systemet får du full oversikt over hva som er på lager og hvor det befinner seg. Du ser hvilke varer eller materialer som er tilgjengelige, hvor de er plassert og i hvilke mengder. Ridder iQ PDA Logistics er en modul utviklet for å optimalisere lagerstyring. Den kan brukes til å registrere varer raskt og effektivt inn i lageret, med sanntidsdata som holder deg oppdatert på beholdningen. Du kan også opprette et tilpasset varslingssystem, slik at du får beskjed når en vare er kritisk lav, og dermed unngå en situasjon hvor en vare er utsolgt. Systemet kan også generere bestillinger automatisk, noe som sparer tid når man håndterer mottak og fakturaer. 

Planlegg produksjonen smartere 

Selv om innkjøp og produksjon vanligvis skjer før ordrebehandlingen, tilbyr mange produsenter kundetilpassede løsninger, spesielt innen offshore, energi og mekanisk industri i en norsk kontekst. Det betyr at både innkjøp og produksjon må være effektivt for at ordren skal kunne behandles raskt. Et moderne ERP-system bør ha en planleggingsmodul som hjelper deg med å strømlinje produksjonsplanleggingen. På den måten kan du styre ressurser og etterspørsel mer effektivt. Med oversikt på tvers av avdelinger kan teamene dine følge ordrestatus og identifisere flaskehalser. Det hjelper deg med bedre planlegging og håndtering av eventuelle problemer før de eskalerer. Ridder iQ gir deg oppdaterte innsikter om tilgjengelig kapasitet, slik at du kan ta imot nye ordre med fleksibilitet – samtidig som du sikrer levering til rett tid. 

Ordrestyrt innkjøp

Med ERP-systemet kan produsenter sette et minimumsnivå for beholdningen, slik at materialer eller komponenter automatisk bestilles når nivået nås. Når en ordre er registrert, sørger systemet for at nødvendige materialer bestilles, og sparer deg for tid. 

Sanntidsdata

Sanntidsdata, presentert som handlingsrettet innsikt, gjør at teamet ditt kan fokusere på forbedringer som styrker virksomhetens ytelse. Med Ridder iQ får du tilgang til sanntidsdata, slik at du kan følge ordre­flyten tett og oppdage eventuelle forsinkelser. Det kobler sammen team som kundeservice og økonomi med produksjon og lager, og muliggjør bedre samarbeid for å levere service i toppklasse. Ridder iQ er et bransjespesifikt ERP-system for diskrete produsenter, utviklet av eksperter i din sektor, for å hjelpe deg med å nå dine driftsmessige og kommersielle mål. 

Finn ut hvordan du kan forbedre ordrebehandlingen for å redusere tidstyver og sikre vekst.