Inleiding

Projectmatig werken vraagt om overzicht. Niet alleen in de planning, maar ook in de details die dagelijks terugkomen. Welke order hoort bij welk project? Welke bon is gekoppeld? Is het onderdeel al binnen? Waar ligt het? Hoe staat het project ervoor qua kosten en timing?

Bij Indurra waren dat herkenbare vragen. In de oude situatie werden orders en herstellingen te veel op één hoop gegooid. Daardoor stonden activiteiten los van elkaar en werd het lastiger om overzicht te houden, zeker wanneer er veel projecten tegelijk liepen.

Voor productiebedrijven is dit vaak het moment waarop groei voelbaar wordt in de dagelijkse werking. Er is wel informatie, maar die staat niet altijd in de juiste context. Een order zonder duidelijke projectkoppeling, een bon die los van de rest staat of voorraad die niet zichtbaar is op de plek waar medewerkers zoeken, zorgt voor extra opvolging.

Bij Indurra moest informatie vanaf het begin beter gekoppeld worden aan het juiste project. 

Waarom Indurra koos voor meer structuur

Indurra had geen behoefte aan software die alleen registreert wat er gebeurt. De informatie moest bruikbaar zijn voor de mensen die ermee werken. Van projectopvolging tot voorraadbeheer en van calculatie tot financiële controle per project.

• De keuze voor Ridder iQ draaide daarom rond drie concrete vragen:
• Hoe zorgen we dat orders, herstellingen en bonnen bij het juiste project horen?
• Hoe maken we zichtbaar of onderdelen binnen zijn en waar ze liggen?
• Hoe volgen we kosten, timing en voortgang per project op zonder dat iedereen toegang nodig heeft tot de volledige boekhouding?

Die vragen vormen de rode draad door het klantverhaal. 

De rol van Ridder iQ: een vaste lijn door het project

Indurra vond de oplossing in de projectmodule van Ridder iQ. Die module vormt de centrale plek waar informatie vanaf het begin tot aan de oplevering bij de klant wordt geregistreerd.

De waarde zit in het koppelen van informatie. Gegevens worden direct gekoppeld aan het juiste project, de juiste order en de juiste bon. Daardoor ontstaat een vast verband tussen wat administratief wordt vastgelegd en wat in de praktijk uitgevoerd moet worden.

Voor medewerkers betekent dit dat ze minder afhankelijk zijn van losse informatiebronnen. Voor projectopvolging betekent het dat de status van het werk duidelijker wordt. 

Hoe Indurra projectinformatie koppelt

Wanneer orders, herstellingen en bonnen los van elkaar staan, wordt projectopvolging afhankelijk van zoeken, navragen en controleren. Dat werkt niet goed wanneer er veel projecten tegelijk lopen.

Met de projectmodule in Ridder iQ koppelt Indurra informatie aan het juiste project, de juiste order en de juiste bon. Daardoor ontstaat een duidelijker projectbeeld vanaf de start tot aan de oplevering. 

Wat dit in de praktijk betekent

Een order wordt niet meer behandeld als losse activiteit. De informatie krijgt een plaats binnen het project waar die bij hoort. Hetzelfde geldt voor herstellingen en bonnen. Daardoor kunnen medewerkers sneller zien welke informatie samenhangt en waar een project staat.

Wat andere productiebedrijven hiervan kunnen leren

Begin bij de vraag waar projectinformatie vandaag losraakt. Kijk niet alleen naar het ERP-systeem, maar naar de dagelijkse route van informatie. Waar ontstaat zoekwerk? Welke gegevens worden dubbel gecontroleerd? Welke informatie wordt pas laat gekoppeld aan het project?

Daar zit vaak de eerste verbetering.

Hoe Indurra voorraad beter vindbaar maakt

Voorraadbeheer gaat niet alleen over bestellen en ontvangen. Een onderdeel dat geleverd is, helpt pas wanneer medewerkers weten waar het ligt. 

Bij Indurra werden materialen voor projecten wel besteld en geleverd, maar daarna niet altijd met een duidelijke structuur opgeslagen. Daardoor kon een onderdeel administratief binnen zijn, terwijl iemand op de werkvloer alsnog moest zoeken. 

Met RidderIQ registreert Indurra bij ontvangst direct de opslaglocatie. 

Binnen het project en op de bijbehorende bon kunnen medewerkers zien of een artikel is binnengekomen en waar het ligt.

Wat dit in de praktijk betekent

Voorraadinformatie wordt onderdeel van projectopvolging. Een medewerker hoeft niet alleen te weten dat een artikel is ontvangen, maar ook waar het fysiek te vinden is. Dat maakt de informatie bruikbaar op het moment dat het project verder moet. 

Wat andere productiebedrijven hiervan kunnen leren

Leg voorraadlocaties vast op het moment dat artikelen binnenkomen. Wacht niet tot iemand het onderdeel nodig heeft. Hoe eerder de locatie wordt geregistreerd, hoe kleiner de kans dat medewerkers later moeten zoeken of navragen. 

Hoe Indurra kosten, timing en voortgang opvolgt

Naast project- en voorraadinformatie wilde Indurra meer zicht op de financiële kant van projecten. In de oude situatie was het lastig om te zien waar de grootste return zat, waar een probleem precies lag en hoe ver men stond op vlak van kosten en voortgang.

Met RidderIQ volgt Indurra informatie per laag en per project op. Medewerkers kunnen op hun eigen niveau zien hoe ver ze staan en of een project nog binnen de juiste kosten en timing valt.

Wat dit in de praktijk betekent

Financiële projectinformatie wordt bruikbaar voor verschillende rollen. Niet iedereen hoeft alles te zien. Wel moet iedere medewerker de informatie kunnen gebruiken die nodig is om het eigen deel van het werk goed op te volgen.

Wat andere productiebedrijven hiervan kunnen leren

Maak projectinformatie beschikbaar per rol. Een projectleider heeft andere informatie nodig dan iemand op de werkvloer of iemand die calculatie opvolgt. Door informatie per niveau beschikbaar te maken, wordt het systeem beter bruikbaar in de dagelijkse werking.

Wat veranderde er concreet bij Indurra?

De verandering bij Indurra zit in drie informatiestromen die beter met elkaar verbonden worden.

Meer samenhang in projectinformatie

Orders, herstellingen en bonnen worden gekoppeld aan het juiste project. Daardoor is sneller zichtbaar wat bij elkaar hoort.

Voorraadlocaties direct vastgelegd 

Bij ontvangst van een artikel wordt de opslaglocatie geregistreerd. Medewerkers zien binnen het project of het artikel binnen is en waar het ligt.

Beter zicht op kosten en voortgang per project 

Financiële informatie kan per laag en per project worden opgevolgd. Medewerkers krijgen de informatie die past bij hun rol.

Minder afhankelijk van losse informatiebronnen 

Projectinformatie, voorraadstatus en calculatie staan dichter bij het dagelijkse werk. 

Aanpak voor productiebedrijven die hetzelfde herkennen

De ervaring van Indurra laat zien dat verbetering begint bij de route van informatie. Niet bij grote plannen, maar bij vragen die dagelijks terugkomen.

Stap 1: Breng in kaart waar informatie losraakt

Kijk naar orders, herstellingen, bonnen, voorraad en kosteninformatie. Welke gegevens horen bij een project, maar staan vandaag verspreid?

Stap 2: Bepaal welke informatie altijd aan een project gekoppeld moet zijn

Denk aan orders, bonnen, voorraadstatus, opslaglocaties, kosten, timing en voortgang.

Stap 3: Richt de projectstructuur in

Zorg dat informatie vanaf de start van het project gekoppeld wordt aan de juiste projectstructuur. Zo voorkomt u dat gegevens later handmatig bij elkaar gezocht moeten worden.

Stap 4: Registreer voorraadlocaties bij ontvangst

Een artikel is niet alleen binnen wanneer het administratief ontvangen is. Het moet ook vindbaar zijn. Leg daarom bij ontvangst meteen vast waar het onderdeel ligt.

Stap 5: Maak kosten en voortgang zichtbaar per rol

Niet iedereen hoeft toegang tot dezelfde informatie. Bepaal wie welke projectinformatie nodig heeft en maak die informatie beschikbaar op het juiste niveau.

Vragen om intern te stellen

Gebruik de onderstaande vragen om te beoordelen waar projectinformatie binnen uw organisatie vandaag verspreid raakt.

1. Waar zoeken medewerkers het vaakst naar informatie?
2. Welke orders of herstellingen zijn niet direct aan een project gekoppeld?
3. Wanneer wordt een opslaglocatie vastgelegd?
4. Wie heeft inzicht nodig in kosten, timing en voortgang?
5. Welke informatie komt vandaag te laat boven water?
6. Welke gegevens worden nog nagevraagd terwijl ze al ergens geregistreerd zijn?
7. Welke informatie is nodig om projecten sneller en rustiger op te volgen? 

Leerpunten uit het klantverhaal van Indurra

Het verhaal van Indurra laat zien dat ERP vooral waarde krijgt wanneer het aansluit op het werk dat dagelijks gebeurt.

De eerste les: projectoverzicht begint bij koppelen. Orders, herstellingen en bonnen moeten niet los blijven staan, maar horen bij het project waar ze uit voortkomen.

De tweede les: voorraadbeheer stopt niet bij ontvangst. Een artikel dat binnenkomt, moet meteen een herkenbare locatie krijgen.

De derde les: financiële opvolging moet bruikbaar zijn per rol. Niet iedereen hoeft alles te zien, maar iedereen moet de informatie hebben die nodig is om het werk goed op te volgen.

De vierde les: informatie moet beschikbaar zijn waar het werk gebeurt. Niet achteraf, niet verspreid, maar op het moment dat medewerkers ermee verder moeten. 

Wat dit betekent voor Belgische productiebedrijven

Veel Belgische productiebedrijven werken met meerdere projecten tegelijk. Daarbij komen orders, herstellingen, onderdelen, werkbonnen en kosteninformatie samen. Als die informatie verspreid staat, groeit het zoekwerk mee met het aantal projecten.

Indurra laat zien hoe RidderIQ helpt om die informatie dichter bij elkaar te brengen. Door projectinformatie te koppelen, voorraadlocaties vast te leggen en kosten per project op te volgen, ontstaat meer structuur in de dagelijkse werking.

Voor kmo’s in de productiesector is dat vaak een herkenbare stap. Niet omdat het werk eenvoudiger wordt, maar omdat informatie beter meeloopt met het werk.