Overstappen op een nieuw ERP: hoe doe je dat?

Een derde van de bedrijven in de industriële sector werkt met een verouderd ERP-systeem. Dat blijkt uit onderzoek van Skopos, waarbij 370 Nederlanders werden ondervraagd die werkzaam zijn in de sector. Verder komt naar voren dat de financieel verantwoordelijken in deze sector van mening zijn dat de huidige softwareoplossingen die binnen de organisatie draaien de opgestelde doelen voor de komende jaren niet voldoende ondersteunen. Hierbij geven zij aan dat ze vooral ontevreden zijn over de functionaliteit van de software.

Ondanks het feit dat een groot deel van de Nederlandse maakbedrijven nog draait met een verouderde ERP-software, is de angst voor het overstappen op nieuwe software toch groter dan de nadelen die zij ondervinden in het huidige systeem. Die ‘angst’ zorgt echter voor een groeiend gat tussen de gemiddelde software die de bedrijven nu gebruiken en die ERP-leveranciers aanbieden. Hierdoor wordt de overstap steeds lastiger.

Een lastig traject

De implementatie van een ERP-systeem wordt als moeilijk ervaren. En ja, het is meer dan het installeren van een nieuw softwareprogramma. Een ERP-implementatie heeft immers impact op de gehele organisatie en de processen. Het betreft meestal een noemenswaardige investering die een arbeidsintensieve klus met zich meebrengt. Een implementatie heeft niet enkel impact heeft op verschillende processen binnen de organisatie, heeft ook op humanitair vlak. Medewerkers moeten anders werken dan ze gewend zijn en hebben soms ook bijscholing nodig in de vorm van bijvoorbeeld een ERP-training. Die verandering roept weerstand op. Die weerstand in goede banen leiden is een hele uitdaging.

Het belang van een modern ERP-systeem

De ‘overstapangst’ is begrijpelijk, maar de noodzaak om over te stappen is groter. De kritische bedrijfsprocessen van veel maakbedrijven worden namelijk uitgevoerd met een verouderde software. Daar huist een groot bedrijfsrisico in. Mochten de systemen omvallen, dan heeft dat grote nadelige gevolgen voor het bedrijf. De oude software zorgt er daarnaast voor dat beslissingen genomen worden op basis van intuïtie in plaats van argumenten. Dat is niet toekomstbestendig. Die manier van werken is te vergelijken met een tikkende tijdbom. Die bom wil je natuurlijk ontmantelen voor hij afgaat.

14.3 applicaties per MKB-bedrijf

Dat veel maakbedrijven een ERP-implementatie eng of lastig vinden, is volledig te begrijpen. Het resultaat? In gemiddeld 14,3 applicaties dat een MKB-bedrijf geïnstalleerd heeft, staan geen klantgegevens. Omslachtig, niet overzichtelijk en inefficiënt. Om een ERP-traject gedegen en efficiënt uit te voeren, is een goede voorbereiding doorslaggevend. En ja, aan de voorkant kost dat wat tijd, maar later in het traject levert dat tijd en vooral veel moeite op. Voor het selecteren van een ERP-systeem dat bij je organisatie past, doorloop je de volgende stappen nauwkeurig:

De stappen voor ERP-selectie

1. Betrek de juiste collega’s en stel een projectteam aan.
2. Zet de eisen en wensen van de organisatie op een rijtje en formuleer waar rekening mee gehouden moet worden tijdens de selectie.
3. Nodig verschillende ERP-leveranciers uit.
4. Zet de voor- en nadelen van de pakketten op een rijtje.
5. Neem een kijkje bij de buren: voldoet het ERP-systeem aan de werkwijze van het bedrijf?
6. Ga na of het voorkeurssysteem dat door een organisatie geleverd wordt ook bij jouw organisatie past. De keuze is gemaakt!

De implementatie

De vorige stappen zijn doorlopen en uiteindelijk is het juiste ERP-systeem gekozen. Nu de implementatie nog. Een ERP-implementatie vergt tijd, geduld en veel denkwerk, maar ook voor deze fase geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Doorloop bij het implementatietraject dan ook de volgende stappen:

1. Betrek ook in deze fase de juiste medewerkers. Het projectteam uit de implementatiefase speelt een belangrijke rol in de implementatie.
2. Eerst organiseren, dan automatiseren: schoon de processen op, bundel ze en bekijk waar de winst te behalen valt.
3. Stel een implementatiedocument op met daarin de eisen, wensen en doelstellingen rondom het ERP-systeem en de implementatie. Bepaal mijlpalen en omschrijf de budgetbewaking.
4. Betrek bij het opstellen van het document de gehele organisatie om zeker te weten dat alle belangrijke punten zijn benoemd.
5. Implementeer de software met behulp van de ERP-leverancier.
6. Communiceer alle successen en voortgang binnen de organisatie.
7. Testen, trainen en nog meer trainen! Maak het ERP-systeem deel van het bedrijf.

Maak het bedrijf toekomstbestendig

Wat is dan de conclusie na dit hele verhaal? Een ERP-traject is inderdaad tijdrovend en kost veel denkwerk, maar de noodzaak van een up-to-date ERP-systeem is hoog. De hierboven beschreven stappen in de verschillende fases zullen je helpen een ERP-traject gedegen uit te voeren. De overstap van een oud op een nieuw ERP-systeem zal hierdoor beter verlopen. Zo wordt ook jouw maakbedrijf klaargestoomd voor de toekomst.

De ERP-software van Ridder iQ is gebouwd vanuit de praktijk, vóór de praktijk. Dit betekent dat de software naadloos aansluit op kritische bedrijfsprocessen. De basis van het pakket is verder aan te vullen met optionele modules, zodat het perfect past voor ieder maakbedrijf. Meer weten over de ERP-oplossingen van ECI Solutions en dan verwijzen naar de ERP-overzichtspagina waar alle ERP-oplossingen staan. Natuurlijk staan onze specialisten altijd klaar voor u via telefoonnummer +32 (0) 52 57 88 44of via e-mail: belgium-info@ecisolutions.com.