Waarom de overstap naar een nieuw systeem misloopt zonder duidelijke voorbereiding

Elke implementatie start met inzicht in hoe een bedrijf vandaag werkt. Charles start daarom elke implementatie met een blauwdruk. In deze fase worden de standaardprocessen van Ridder iQ naast de processen van het bedrijf gelegd. Samen wordt gekeken waar de verschillen zitten en wat er nodig is om het systeem goed te laten aansluiten.

Een systeem werkt pas echt goed wanneer kennis niet extern blijft, maar intern verankerd wordt. Key users spelen daarbij een belangrijke rol. Zij vertegenwoordigen het bedrijf en worden opgeleid tot interne specialisten. Charles legt uit dat dit niet alleen zorgt voor kennis binnen het bedrijf, maar ook voor draagvlak bij de medewerkers. Dit voorkomt dat fouten blijven terugkomen wanneer informatie verspreid is.

Weerstand tegen verandering ontstaat vaak niet door het systeem, maar door een gebrek aan betrokkenheid. Een van de meest voorkomende uitdagingen bij implementaties is weerstand tegen verandering. Charles ziet dat medewerkers zich gehoord moeten voelen. Door key users vanaf het begin te betrekken, ontstaat een breed draagvlak en worden keuzes beter begrepen. Vaak zijn het net de kleine signalen die te lang genegeerd worden en later voor grotere problemen zorgen.

Na de voorbereidingsfase volgt een gecontroleerde overgang naar de praktijk. Na de configuratie volgen trainingen, testen en de acceptatiefase. Wanneer het systeem klaar is en gebruikers voldoende getraind zijn, volgt de livegang. Bedrijven merken dan al snel dat losse eilandjes verdwijnen. Excelsheets, dubbele invoer en versnipperde informatie verdwijnen geleidelijk.

Wanneer informatie samenkomt, verdwijnt complexiteit uit de dagelijkse werking. Een van de grootste voordelen is volgens Charles dat bedrijven opnieuw overzicht krijgen. Voorraad, bestellingen, projecten en facturatie komen samen op één plaats. Dat geeft snelheid, zekerheid en rust op de werkvloer, waardoor planning en werkvloer niet langer vastlopen zonder actuele informatie en bedrijven beter inzicht krijgen in stuklijsten en marges.