Fragen Sie sich, was ein ERP-System für Ihr Unternehmen wirklich bedeutet?

Einleitung

Mit über 40 Jahren Erfahrung in der Entwicklung branchenspezifischer Software für mehr als 25.000 Kunden weltweit waren wir überrascht zu erfahren, dass viele unserer Teilnehmer nicht wissen, was ein ERP-System ist. Und das, obwohl fast die Hälfte (47 %) aller Unternehmen weltweit diese Technologie nutzt, um Abläufe zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. 

Vielleicht nutzen Sie ja bereits ein ERP-System, ohne es zu wissen – vielleicht nennen Sie es Ihre „Unternehmenssoftware“ oder „das System“? 

ERP-Software bündelt alle Ihre Geschäftsprozesse wie HR, Buchhaltung und Produktion in einem einzigen System, um Transparenz in Ihre Betriebsabläufe zu bringen, eine zentrale Datenbasis (Single Source of Truth) zu schaffen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern. Sie besteht aus verschiedenen Modulen für jeden Geschäftsprozess, die über erweiterte Funktionen verfügen. Beispielsweise enthält eine Funktion zur Stücklistenverwaltung (BOM) die Mengen an Materialien und Teilen, die für die Produktion benötigt werden.

Ein ERP-System bietet einen Überblick über Ihre Betriebsabläufe mit Zugriff auf Echtzeitdaten über ein Dashboard, sodass Sie automatisch Berichte erstellen und Engpässe oder Trends erkennen können. Außerdem macht es eigenständige Software für Funktionen wie Buchhaltung oder Planung überflüssig. Allerdings kann bestehende Software in Ihr ERP-System integriert werden. So lässt sich beispielsweise eine Lohnabrechnungssoftware problemlos in das ERP-System integrieren, sodass Ihr HR-Team die Daten nicht manuell eingeben muss.

Ohne ein ERP-System kann es zu folgenden Problemen kommen:

• Langsamere Prozesse
• Geringere Effizienz
• Fehler
• Kommunikationsprobleme
• Schwierigkeiten bei der Skalierung
   

Viele Unternehmen führen ein ERP-System ein, weil sie Zeit und Geld sparen wollen. Untersuchungen zeigen, dass 95 % der Unternehmen nach der Einführung erhebliche Verbesserungen in ihren Betriebsabläufen feststellen.

Der ERP-Markt

Deutschland zählt als größte Fertigungsnation Europas und viertgrößte der Welt zu den bedeutendsten Industriestandorten überhaupt. Rund 5,5 Millionen Menschen arbeiten im Verarbeitenden Gewerbe, das 2024 einen Umsatz von rund 2,6 Billionen Euro erwirtschaftete und knapp 20 Prozent der deutschen Wertschöpfung ausmacht. Der Maschinen- und Anlagenbau ist mit über einer Million Beschäftigten der größte industrielle Arbeitgeber des Landes und mittelständisch geprägt. Im UNIDO-Index für industrielle Wettbewerbsfähigkeit belegt Deutschland seit Jahren den ersten Platz.

Mit rund 2,86 Millionen produzierenden Unternehmen im Jahr 2024 ist auch die EU in diesem Sektor führend – sie behält ihre Position als drittgrößte Region auf dem globalen Markt für intelligente Fertigung. Die Branche ist zweifellos wettbewerbsintensiv, doch der britische Fertigungsmarkt wächst aufgrund der Nachfrage weiter.

Lösungen wie ERP-Systeme tragen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität bei, sodass Hersteller ihren Output erhöhen und ihren Wettbewerbsvorteil sichern können. Darüber hinaus werden ERP-Systeme mit dem Wachstum des Marktes für intelligente Fertigung immer wichtiger, um die Digitalisierung voranzutreiben und Betriebsabläufe zu steuern. 

Der ERP-Markt ist riesig – und das ist keine Untertreibung. Experten schätzen das weltweite Marktvolumen für ERP auf 81,15 Mrd. USD – und diese Zahl dürfte bis 2032 rasant um 13,8 % wachsen. Die Fertigungsindustrie ist der größte Nutzer von ERP-Systemen: Fast die Hälfte aller ERP-Anwender sind Fertigungsunternehmen. Es folgen Vertrieb und Logistik sowie der Einzelhandel. ERP-Systeme kommen jedoch branchenübergreifend zum Einsatz, unter anderem im IT-Sektor, bei Finanzdienstleistungen, im Vertrieb, im öffentlichen Dienst und im Gesundheitswesen. 

Die Digitalisierung und der Aufstieg intelligenter Fabriken haben zudem dazu geführt, dass ERP-Systeme an Bedeutung gewonnen haben. Die von der Software gesammelten Daten könnten letztendlich dazu genutzt werden, Modelle für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) zu trainieren, wodurch Sie vorausschauende Entscheidungen treffen und weitere Aufgaben automatisieren können.

Was ist ein ERP-System und warum ist es wichtig?

Was es ist:

• Ein einziges System, das Geschäftsprozesse bündelt
• Unverzichtbar für Automatisierung und Digitalisierung
• Single source of truth

Was es nicht ist:

• Zu teuer für kleine und mittelständische Unternehmen
• Für Mitarbeiter schwer zu erlernen
• Ein Ersatz für Mitarbeiter

Deutsche Fertigung im Fokus 

Deutschland ist das Herz der europäischen Industrie. Der Sektor ist geprägt von weltweit wettbewerbsfähigem Maschinenbau, der Automobilindustrie und der Elektrotechnik: 

• Der Mittelstand: Rund 199.000 Fertigungsunternehmen bilden das Rückgrat der Wirtschaft, mehr als 99 % davon gehören zum Mittelstand. 
• Wirtschaftskraft: Die deutsche Industrie erzielte 2024 einen Umsatz von rund 2,9 Billionen Euro. 
• Arbeitsmarkt: Rund 8 Millionen Menschen sind in Deutschland im industriellen Sektor beschäftigt. 
• Digitale Transformation: Mit Blick auf Industrie 4.0 erkennen Unternehmen die Relevanz von KI und IoT als technologische Treiber für smarte Fabriken und eine effiziente, vollvernetzte Produktion.

Fakten zu Ridder iQ 

Viele Unternehmen nutzen die ERP-Lösung Ridder iQ, um ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren. Ridder iQ wurde speziell für die Anforderungen von Fertigungsunternehmen entwickelt und erfüllt seit 1982 höchste Standards. Die Software basiert auf modernen Technologien wie .NET, C# und Microsoft SQL und bietet Module für CRM, Vorkalkulation, Stücklisten, CAD-Integration, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Lager, Controlling und Produktion.

Einblicke: Einstellungen zu neuer Software 

Hinweis: Diese Studie wurde im britischen Marktumfeld durchgeführt, wo ECI aktiv die Fertigungsindustrie unterstützt, und liefert hilfreiche Einblicke in allgemeine Akzeptanzmuster bei moderner Business-Software. 

Um mehr über die Akzeptanz von Unternehmenssoftware zu erfahren, wurde eine Studie mit 200 Fachkräften durchgeführt. Die Ergebnisse geben Einblicke in typische Bedenken und Erwartungen bei der Einführung neuer Systeme: 

• Fast 70 % der Befragten geben an, den Begriff ERP nicht genau definieren zu können.
• Knapp 85 % sind grundsätzlich offen für die Nutzung neuer, effizienterer Software. 
• Die größten Bedenken betreffen Datensicherheit (30 %) und die Lernkurve (25 %).

Ein kurzer Überblick über die Geschichte der ERP-Systeme

• 1960er Jahre – Das erste Materialbedarfsplanungssystem (MRP) wurde entwickelt, um das Produktionsmanagement zu verbessern.
• 1970er Jahre – Größere Unternehmen begannen mit der Entwicklung und dem Einsatz von MRP-Systemen.
• 1980er Jahre – Diese Software wurde aufgrund ihrer erweiterten Funktionen als MRP II bekannt.
• 1990er Jahre – Aus MRP-Systemen wurden ERP-Systeme. Gartner führte den Begriff „Enterprise Resource Planning“ ein, um ein System zu beschreiben, das mehrere Bereiche und Prozesse abdeckt.
• 1998 – Mit der Entwicklung des Cloud-Computing vollzog sich ein Wandel im ERP-Bereich, sodass der Zugriff auf das System nun über das Internet möglich war.
• 2000 – Gartner veröffentlichte einen Artikel, in dem ERP II vorgestellt wurde – eine flexible Software, die sich in andere Systeme integrieren lässt.
• Heute – Unternehmen setzen heute auf ERP-Systeme, um ihre Abläufe zu optimieren und Automatisierung sowie Digitalisierung voranzutreiben.

Digitale Transformation

Bis vor kurzem waren Fabriken stark auf Papierunterlagen und körperliche Arbeit angewiesen und kommunizierten mit Lieferanten oder Kunden per Telefon. Wie wir wissen, ist das heute nicht mehr der Fall – und wenn es so wäre, wären die Durchlaufzeiten erheblich länger und es würden mehr Fehler passieren. 

Mit dem technologischen Fortschritt schreitet auch die Digitalisierung der Fabriken weiter voran. Viele Unternehmen befinden sich heute im Übergang von Industrie 4.0 zu Industrie 5.0: Während Industrie 4.0 die Vernetzung und Automatisierung von Produktionsprozessen durch Technologien wie Cloud-Computing, das Internet der Dinge und künstliche Intelligenz vorantreibt, ergänzt Industrie 5.0 diese Entwicklung um einen stärkeren Fokus auf den Menschen, Nachhaltigkeit und resiliente Produktionsprozesse. So können beispielsweise Roboter gefährliche oder repetitive Aufgaben, etwa den Umgang mit Gefahrstoffen, übernehmen und Mitarbeitende gezielt unterstützen.

Fabriken, die die neue Technologie vollständig nutzen, werden als „Smart Factories“ bezeichnet, aber auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können ihre Abläufe durch den Einsatz der Technologie in Schlüsselbereichen transformieren. Ein ERP-System trägt beispielsweise zur Modernisierung Ihrer Fabrik bei, da Sie nicht mehr auf Papierdokumente angewiesen sind, wenn diese in ein einziges System hochgeladen werden, auf das alle relevanten Teams zugreifen können. 

Der weltweite Markt für Smart Factories wird im Jahr 2024 auf 100,6 Mrd. USD geschätzt und soll bis 2029 auf 164 Mrd. USD anwachsen. Neue Technologien treiben das Wachstum voran, und Hersteller konzentrieren sich verstärkt auf Automatisierung, Datenaustausch und Echtzeitanalysen, um die Produktivität zu steigern. 

Auch wenn KMU vielleicht noch nicht bereit sind, in neue Technologien zu investieren, legt ein ERP-System den Grundstein dafür, falls Sie dies in Zukunft tun möchten. Bevor wir jedoch darauf eingehen, hier einige Beispiele dafür, wie neue Technologien die Betriebsabläufe verändern können:

Künstliche Intelligenz (KI)

Moderne Hersteller nutzen KI, um die Produktion zu beschleunigen, die Qualität zu verbessern und die Nachfrage vorherzusagen. So haben sich beispielsweise Modelle zur vorausschauenden Instandhaltung durch KI grundlegend verändert, da diese große Datenmengen blitzschnell analysieren kann. Die Ergebnisse der vorausschauenden Instandhaltung können in einem ERP-Dashboard dargestellt werden – oder es können Warnmeldungen im Rahmen eines Workflows eingerichtet werden –, sodass Hersteller wissen, ob bei Anlagen die Gefahr eines Ausfalls besteht oder eine Wartung erforderlich ist. Dies hilft, Ausfallzeiten oder Engpässe aufgrund von Maschinenausfällen zu vermeiden.

Maschinelles Lernen (ML)

Wenn Hersteller strenge ESG-Strategien (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) entwickeln, können neue Technologien wie maschinelles Lernen den Energie- oder Wasserverbrauch analysieren, um Ihnen dabei zu helfen, diesen zu senken. Es kann auch zur Verbesserung des Qualitätskontrollprozesses eingesetzt werden, da Bilder von beschädigten Waren in das System eingespeist werden, sodass es lernt, wie ein Produkt nicht aussehen sollte.

Internet der Dinge (IoT)

Mit dem IoT können vernetzte Geräte wie intelligente Regale erkennen, wenn Materialien oder Produkte zur Neige gehen – bei niedrigem Lagerbestand wird automatisch nachbestellt, damit die Produktion nicht unterbrochen wird. Außerdem können Sensoren an Anlagen angebracht werden, um beispielsweise Temperatur oder Druck zu überwachen. Maschinen lassen sich zudem ferngesteuert bedienen. Das bedeutet, dass Hersteller Maschinen vom anderen Ende der Welt aus steuern können, solange sie über ein Gerät und eine Internetverbindung verfügen.

Robotik

Obwohl es viele Vorurteile gegenüber Robotern gibt, sind sie in Fabriken gang und gäbe und unglaublich nützlich für sich wiederholende Aufgaben. Denken Sie an ein Fließband. Wie lange würde es Menschen dauern, die Bauteile nacheinander anzubringen – ganz zu schweigen von der körperlichen Belastung? Roboter bewältigen solche Aufgaben mühelos und viel schneller, was die Produktion beschleunigt, Arbeitskosten spart und die Sicherheit verbessert.

Wo kommt Ihr ERP-System ins Spiel?

ERP-Systeme spielen eine große Rolle bei der erfolgreichen Einführung neuer Technologien. Sie ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Daten zu zentralisieren, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren sowie einen vollständigen Überblick über die Betriebsabläufe zu erhalten. 

Neue Technologien sind oft datengesteuert und benötigen daher qualitativ hochwertige Daten, um effektiv zu sein. Die Verwaltung der Daten in Ihrem ERP-System ist ein guter Ausgangspunkt. Es enthält hochwertige Stammdaten, sodass Teams im gesamten Unternehmen Zugriff auf einen standardisierten Datensatz haben, um fundierte Entscheidungen zu treffen oder Berichte zu erstellen. 

Ohne ein ERP-System müssten Sie separate Tools zur Verwaltung und Speicherung von Informationen nutzen, was zu Datensilos führen könnte. Die Daten in einem ERP-System sind zudem sicher und werden in der Cloud gesichert.

Es zeichnen sich viele neue Technologien ab, wie beispielsweise Blockchain und digitale Zwillinge. Diese befinden sich noch im Versuchsstadium, könnten aber in den kommenden Jahren in Fabriken Einzug halten. Während Industrie 4.0 bereits in vollem Gange ist, erleben wir gerade die Entstehung von Industrie 5.0, bei der Menschen und Maschinen zusammenarbeiten. Einige Hersteller sind hier bereits Vorreiter, doch sobald diese Technologie ausgereift ist, dürfte sie für KMU eine bahnbrechende Veränderung bedeuten.

„Industrie 5.0 konzentriert sich darauf, menschliche Kreativität und Handwerkskunst mit der Geschwindigkeit, Produktivität und Beständigkeit von Robotern zu verbinden.“
Quelle: Universität Manchester

So wählen Sie Ihr ERP-System aus

1. Wie soll das ERP-System Ihre Anforderungen erfüllen?

   Ermitteln Sie alle Ihre Geschäftsprozesse und finden Sie heraus, welche Module und Funktionen am besten dazu passen. Legen Sie genau fest, wie das ERP-System zu Ihren Zielen beitragen soll.
    

2. Stärken und Schwächen

   Bewerten Sie Ihr Unternehmen. Welche Prozesse sind effizient oder weisen Lücken auf, und wo könnte ein ERP-System hier Abhilfe schaffen?
    

3. Recherchieren Sie

   Informieren Sie sich über ERP-Anbieter, die über Erfahrung und Fachwissen in Ihrer Branche verfügen. Berücksichtigen Sie dabei Ihr Budget, den Implementierungsprozess und die angebotenen Schulungen. Lesen Sie Bewertungen und Fallstudien.
    

4. Fordern Sie weitere Informationen an

   Zögern Sie nicht, Kontakt mit einem ERP-Anbieter aufzunehmen. Stellen Sie viele Fragen zur Implementierung, Anpassung, Sicherheit, zu Modulen, Schulungen und Skalierbarkeit, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
    

5. Zeit für die Auswahl

   Wählen Sie das ERP-System, das Ihren Zielen und Anforderungen am besten entspricht. Wird der Anbieter eng mit Ihnen zusammenarbeiten, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten?
    

6. Einführung

   Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem ERP-Anbieter einen Zeitplan und einen Plan für die Implementierung, in dem wichtige Meilensteine, Tests und Schulungen hervorgehoben werden.

ERP-Mythen entlarvt

Die Technologie wird mir meinen Job wegnehmen

Das ist absolut nicht der Fall, denn ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, Ihre Arbeit zu erleichtern, nicht sie zu übernehmen. Sie automatisieren Prozesse, sodass Sie sich wichtigeren Aufgaben widmen und neue Fähigkeiten wie Datenanalyse erlernen können.

Mein Team wird mit der neuen Technologie nicht zufrieden sein

Solange Sie die Vorteile und den Nutzen Ihrer neuen ERP-Lösung erklären, sollten Ihre Mitarbeiter mitziehen. Sprechen Sie mit einem ERP-Anbieter, um herauszufinden, wie dieser bei der Mitarbeiterschulung und der Implementierung helfen kann.

Ich bin ein KMU, daher ist das für mich irrelevant

Falsch! Technologie ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Selbst kleine technologische Verbesserungen wie ein cloudbasiertes ERP helfen Ihnen dabei, Ihre Abläufe zu modernisieren und zu optimieren.

Die neue Technologie passt nicht in mein Budget

Auch wenn die Anschaffungskosten hoch sein mögen, helfen Ihnen ERP-Systeme dabei, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern, sodass Sie mehr Aufträge annehmen können. Durch die Automatisierung des Qualitätskontrollprozesses wird zudem die Menge an Ausschuss reduziert.

Die Einführung ist mühsam

ERP-Systeme sind benutzerfreundlich konzipiert, und die Einführung sollte schrittweise erfolgen, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Solange Ihr Anbieter Sie unterstützt und über Erfahrung verfügt, sollte die Einführung ein Kinderspiel sein.

Fünf Vorteile eines ERP-Systems

1. Effizienz

   Hersteller können Aufgaben wie die Dateneingabe und die Auftragsabwicklung automatisieren, was Zeit spart und Überbestände verhindert. Ridder iQ verfügt über ein Modul zur Produktionsplanung, mit dem Sie Aufträge automatisch generieren können und das Sie auf etwaige Engpässe oder voraussichtliche Lieferverzögerungen hinweist. Es kann außerdem Berichte wie Bestellformulare oder Quittungen sofort erstellen und so Zeit sparen. Ein besseres Supply Chain Management bedeutet auch, dass Prozesse wie Fertigung und Beschaffung effizienter ablaufen, sodass Kundenaufträge schnell bearbeitet werden können.
    

2. Genauigkeit

   Da alle relevanten Teams Zugriff auf dieselben Daten haben, ist die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Fehlern geringer. Entscheidungen können sicher getroffen werden, und mit einem CRM-Modul lassen sich Ihre E-Mail oder Ihr Kalender für mehr Effizienz verknüpfen. Darüber hinaus können Sie mit der CRM-App von jedem Standort aus alle Aufgaben und Informationen einsehen, was für die Produktionssteuerung unerlässlich ist. Und dank der Integration mit KnowledgeSync bleiben Sie durch Benachrichtigungen, die an Ihre E-Mail oder Ihr Mobiltelefon gesendet werden, stets auf dem Laufenden. Zudem gibt es eine PDA-Logistik-Anwendung, die Ihre Lagerbestände enthält. Ihr Team kann die Barcode-Anwendung nutzen, um Bestände in das Lagerbuch einzutragen und so die Bestandsaufzeichnungen aktuell und digital zu halten.
    

3. Zusammenarbeit

   Dank des Echtzeit-Zugriffs auf Dokumente können Abteilungen gemeinsam an deren Erstellung oder Bearbeitung arbeiten. Das spart Zeit bei der Suche nach Informationen, und sogar Lieferanten können Zugriff auf Dokumente erhalten. Dies trägt zur Beschleunigung der Lieferkette bei, insbesondere in Verbindung mit einem Projektmanagement-Modul, das Einblick in verschiedene Prozesse wie Konstruktion und Einkauf bietet, sodass die Teams wissen, ob das Projekt im Zeitplan liegt. Shop Floor Control verbessert zudem die Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Die Mitarbeiter erhalten einen guten Überblick über die ihnen zugewiesenen Aufgaben und können diese nach Erledigung im System abschließen, sodass Sie wissen, ob sie erledigt wurden oder ob Probleme aufgetreten sind. Das System verfügt außerdem über eine Anwendung zur Standortverwaltung, sodass Ihr Team benötigte Materialien leicht finden kann und Zeit bei der Suche spart.
    

4. Compliance

   Mit einem ERP-System können Sie automatisch Berichte erstellen, und es protokolliert Änderungen, um einen Prüfpfad zu gewährleisten. ERP-Workflows sind in der Regel so eingerichtet, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Daten zugreifen können. Dokumente wie Zeichnungen und Handbücher sind in Ridder iQ jederzeit zugänglich – und das System verfügt über eine Rückverfolgbarkeits Möglichkeit, sodass Sie beispielsweise Produktionsfehler sofort erkennen können. Dies ist besonders hilfreich bei der Erstellung digitaler Produktpässe, die in einigen Branchen zunehmend gesetzlich vorgeschrieben sind.
    

5. Kosteneinsparungen

   Mit einem ERP-System können Sie Finanzdaten analysieren, um festzustellen, ob Sie zu viel ausgeben, und mühelos Finanzberichte für Stakeholder erstellen. Höhere Effizienz und Produktivität führen im Laufe der Zeit zu Kosteneinsparungen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Umsatz durch mehr Auftragsvolumen zu steigern. Ridder iQ hilft dabei, Durchlaufzeiten zu verkürzen, da es vorhersagt, wie lange die Herstellung eines Produkts dauern wird. Dank seiner Berechnungs- und Stücklistenfunktionen (BOM) können Sie zudem Kosten genauer prognostizieren, um einen wettbewerbsfähigen Preis festzulegen.

Einige Fakten zu Ridder iQ

• Viele Unternehmen nutzen Ridder iQ, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren.
• Ridder iQ wurde 1982 entwickelt und erfüllt auch heute noch die Anforderungen von Herstellern.
• Unterstützt durch die neuesten Software-Tools wie .NET, C# und Microsoft SQL.

Ridder iQ-Module

• CRM
• Kalkulation
• Stückliste (integriert in Ihre CAD-Software)
• Arbeitsvorbereitung
• Einkauf
• Lagerverwaltung
• Produktionsplanung
• Dokumentenmanagement
• Berichterstellung
• Controlling

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur ERP-Einführung

Vielleicht haben Sie Bedenken, dass die Einführung Ihres ERP-Systems scheitern könnte. Und wenn Sie Ihre Ziele nicht klar definiert, nicht gut geplant oder Ihr Team nicht geschult haben, wird Ihnen das nicht gerade zugutekommen. 

Das muss jedoch nicht der Fall sein. Solange Sie den richtigen ERP-Anbieter und das richtige Produkt wählen, sollte die Einführung unkompliziert verlaufen. ECI begleitet Ihre Einführung von Anfang bis Ende – und die Unterstützung endet nicht mit der erfolgreichen Inbetriebnahme. Ihnen steht ein persönlicher Kundenbetreuer zur Seite, der Sie bei Schulungen unterstützt und das Projekt begleitet, und Sie können sich jede Woche virtuell oder vor Ort mit einem Support-Team austauschen. 

Die Implementierung verläuft bei jedem Unternehmen anders. Deshalb erstellen wir gemeinsam mit Ihnen einen maßgeschneiderten Implementierungsplan für Ihr Unternehmen mit einem Zeitplan, der folgende Meilensteine umfasst:

• Plan
• Meilensteine
• Datenmigration
• Systemeinrichtung
• Überprüfung
• Testen
• Anwenderschulung
• Planung und Unterstützung beim Go-live

Schritt 1: Anfrage

In der Regel wenden sich Unternehmen an uns, nachdem sie operative Herausforderungen entdeckt haben, die ihr Wachstum behindern. Unser erster Schritt ist die Vereinbarung eines Erstgesprächs, in dem wir mehr über das Unternehmen, seine Prozesse, Ziele und Probleme erfahren. Am Ende dieses ersten Gesprächs können wir in der Regel bereits feststellen, ob wir eine Lösung anbieten können oder nicht.

Schritt 2: Demo

Wenn wir feststellen, dass unsere Software die Herausforderungen des Unternehmens lösen kann, ist der nächste logische Schritt eine Systemdemo. Unsere Demos können persönlich oder virtuell stattfinden – ganz nach den Bedürfnissen des Unternehmens.

Wir bieten zwei verschiedene Arten von Demos an: 

1. „Look and Feel“

Dies ist ein kurzer Überblick über das ERP-System auf hoher Ebene, bei dem wir einen kurzen Rundgang durch die Menüs, Tabellen und am häufigsten genutzten Funktionen machen. Diese Demo soll Ihnen lediglich einen Eindruck davon vermitteln, was das ERP-System zu bieten hat und wie es in Ihr Unternehmen passt.

2. Maßgeschneiderte Demo

Bei der maßgeschneiderten Demo zeigen wir Ihnen, wie das System bestimmte Geschäftsprozesse unterstützen kann. Beispielsweise besuchen wir Ihr Finanzteam, um zu demonstrieren, wie Rechnungen erstellt, Bestellungen aufgegeben oder Zahlungen angefordert werden. Oder wir gehen zu Ihrem Produktionsteam und fragen nach der Stückliste oder der Kundenliste. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie diese Daten in der Praxis genutzt werden können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie wir Herausforderungen bei Prozessen wie der Bestandsverwaltung lösen können.

Schritt 3: Entwurfsphase

Die Planungs- oder Blueprint-Phase ist die erste Phase unserer Implementierungen. Zu diesem Zeitpunkt haben wir bereits eine grobe Vorstellung vom Implementierungsprojekt, doch die Erstellung des Blueprints trägt zur Klärung bei und stellt sicher, dass beide Seiten wissen, was sie erwartet. Wir betrachten Ihre Ziele, wie sich Ihre aktuellen Prozesse in das System einfügen würden und wie Ihre Herausforderungen gelöst werden könnten.

Schritt 4: Zusammenarbeit

Sobald der Plan feststeht, machen wir uns an Aufgaben wie die Datenmigration, die Systemkonfiguration und die Installation. Hier wird das Projekt zunehmend zu einer Zusammenarbeit.

Schritt 5: Test und Schulung

Wir übergeben Ihnen das System zum Testen und bitten Sie, uns die Ergebnisse mitzuteilen. Sollten Sie Probleme oder Bedenken haben, gehen wir diese anschließend an. Außerdem bieten wir Ihnen Schulungen an und geben Ihnen Übungsaufgaben, wie zum Beispiel die Planung von Aufträgen oder die Erstellung von Kundenaufträgen.

Schritt 6: Go-live

Das System ist nun bereit für das Go-live. Dies dauert in der Regel ein paar Tage, und wir sind gerne vor Ort bei Ihnen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, Fragen zu beantworten und natürlich, um gemeinsam zu feiern.

Schritt 7: Nach der Implementierung

Die Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems geschieht nicht von heute auf morgen. Als vertrauenswürdige Berater stehen wir Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses zur Seite.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche ERP-Einführung

1. Recherchieren Sie gründlich

   Achten Sie bei der Suche nach einem ERP-Anbieter auf dessen Sicherheitsstandards. Cloud-basierte Systeme wie das unsere eignen sich besonders gut für KMU. Wir kümmern uns um Cybersicherheit, Notfallwiederherstellung und den Schutz von Kundendaten, während KMU möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, dies intern zu bewältigen.
    

2. Legen Sie Ihre Erwartungen fest

   Machen Sie sich ein klares Bild davon, was das System leisten soll. Wenn Sie beispielsweise ein produzierendes Unternehmen sind: Unterstützt das System Ihre Branche? Kann es die Probleme lösen, mit denen Sie konfrontiert sind? Welchen ROI erwarten Sie? Bei ECI wissen wir ganz genau, welche Unternehmen unsere Lösungen unterstützen können und welche nicht. Sollten wir zu irgendeinem Zeitpunkt feststellen, dass unsere Lösungen nicht zu Ihrem Unternehmen passen, sind wir die Ersten, die dies ansprechen – und empfehlen oft geeignete Alternativen.
    

3. Vorsicht vor versteckten Kosten

   Es gibt viele ERP-Lösungen mit geringen Anfangsinvestitionen, was auf den ersten Blick attraktiv erscheinen mag. Seien Sie jedoch umsichtig und prüfen Sie, ob der Anbieter alle laufenden Zusatzkosten offen legt, damit sich Ihre Implementierungskosten später nicht verdreifachen.
    

4. Entscheiden Sie sich für eine skalierbare Lösung

   Die Implementierung kann eine Herausforderung sein, weshalb es wichtig ist, dass Sie sie nicht mehrmals durchführen müssen. Systeme, die nicht skalierbar sind, unterstützen kein Wachstum, sodass Sie möglicherweise ein neues System implementieren müssen, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. ECI Ridder iQ wächst mit Ihnen und ist skalierbar.
    

5. Beziehen Sie Ihr Team mit ein

   Wenn Ihre Mitarbeiter das System in vollem Umfang nutzen, wird sich Ihr ROI verbessern. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter den Umgang mit dem System erlernt, und beziehen Sie ihn in den Kaufprozess ein, um sein Engagement zu fördern. Schließlich werden Ihre Mitarbeiter die Software täglich nutzen, weshalb ihr Feedback unglaublich wertvoll ist. Ich empfehle, so viele Mitarbeiter wie möglich so früh wie möglich in den ERP-Auswahlprozess einzubeziehen.

Fragen, die Sie sich nicht zu stellen trauten:

Wie können wir die Mitarbeiter bei der Umstellung unterstützen? 

Halten Sie die Mitarbeiter über Änderungen auf dem Laufenden und fördern Sie kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung. Rollenspezifische Schulungen können einzelnen Teams wirklich helfen, sich im Umgang mit dem System sicher zu fühlen, oder eine schrittweise Einführung kann sicherstellen, dass Sie Ihr Team nicht überfordern.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Systemen?

Widerstand gegen Veränderungen ist häufig, beziehen Sie Ihr Team daher in jede Phase mit ein und ermutigen Sie es, seine Meinung offen zu äußern. Die Datenmigration ist ein weiteres Problem, das sich glücklicherweise leicht beheben lässt. Wir nehmen uns Zeit für die Bereinigung der Daten und können eine Lösung finden, falls ein Feld in Ridder iQ nicht vorhanden ist. Wenn das Projekt das Budget überschreitet, liegt das in der Regel an unzureichender Planung. Deshalb arbeiten wir eng mit Ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind.

Welche Unterstützung können wir von einem Anbieter erwarten?

Es ist wichtig, Ihre Prozesse zu verstehen und zu erfahren, wie ein ERP-System diese unterstützen kann. Bei ECI erstellen wir einen Zeitplan, damit Sie wissen, was Sie erwartet, und bieten Kunden, die gerade den Go-live-Betrieb aufgenommen haben, zusätzliche Unterstützung an. Wir können etwaige Probleme virtuell lösen, um Unterbrechungen zu minimieren, und bieten monatliche oder vierteljährliche Check-ins oder eine Geschäftsüberprüfung an, um Ihren Fortschritt zu überprüfen.

Ihr ERP-Wörterbuch

Automatisierung: Mithilfe von Technologie lassen sich Aufgaben wie die Dateneingabe oder das Verpacken automatisieren, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

KI: KI ist ein Computersystem, das Aufgaben ausführen und lernen kann, genau wie Menschen.

Blockchain: Die Blockchain-Technologie speichert digitale Datensätze sicher in miteinander verknüpften Blöcken, die nach dem Hochladen nahezu unmöglich zu bearbeiten oder zu löschen sind. 

Stückliste (BOM): Eine Stückliste (BOM) ist eine umfassende Auflistung der Materialien und Komponenten, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden. Sie enthält detaillierte Informationen wie Mengen, Artikelnummern und Beschreibungen.

CRM: Customer Relationship Management (CRM) ist ein Modul innerhalb Ihres ERP-Systems, das zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und zur Analyse von Daten für die Segmentierung oder die Lead-Pflege dient. 

Dashboard: Ihr ERP-System sollte über ein benutzerfreundliches Dashboard verfügen, das Ihnen nach dem Einloggen die neuesten Daten und Insights anzeigt. Es können Workflows eingerichtet werden, um Benachrichtigungen bei überfälligen Bestellungen oder niedrigen Lagerbeständen zu generieren.

Digitale Zwillinge: Ein digitaler Zwilling ist eine virtuelle Kopie eines Prozesses oder Objekts, die in der Fertigung zur Erstellung von Modellen, zur Datenanalyse oder zur Vorhersage von Systemausfällen verwendet wird. 

ERP: Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) ist ein einheitliches System, das Ihre Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Produktion oder HR mithilfe maßgeschneiderter Module integriert, um die Betriebsabläufe zu optimieren.

Industrie 4.0: Die vierte industrielle Revolution, Industrie 4.0, steht für eine Phase in der Fertigung, in der Technologie in den Betriebsabläufen eingesetzt wird, um Geschwindigkeit, Effizienz, Produktivität und Qualität zu verbessern. 

Industrie 5.0: Die fünfte industrielle Revolution, Industrie 5.0, ist eine sich abzeichnende Phase der Industrialisierung, in der Maschinen und Menschen zusammenarbeiten, um Aufgaben unter Nutzung ihrer jeweiligen Stärken zu bewältigen.

IoT: Das Internet der Dinge (IoT) ist ein Netzwerk vernetzter Geräte, die Daten austauschen und erfassen. Beispielsweise werden Geräte wie Sensoren an Maschinen angebracht, um vorherzusagen, wann diese gewartet werden müssen. 

Stammdaten: ERP-Systeme enthalten Stammdaten – standardisierte Informationen, die für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind. Dabei kann es sich um Kunden- oder Lieferanteninformationen handeln, die abteilungsübergreifend genutzt werden. 

ML: Maschinelles Lernen (ML), ein Teilgebiet der KI, nutzt Algorithmen, um aus Daten zu lernen, Vorhersagen zu treffen und die Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. 

Module: Ein ERP-Modul bildet Ihre Geschäftsprozesse mit erweiterten Funktionen ab. Für Ihre Lieferkette steht Ihnen somit ein Modul für das Supply Chain Management zur Verfügung, um Prozesse wie die Beschaffung und die Lieferantenbeziehungen zu optimieren. 

Robotik: Mithilfe von Technik und Technologie werden Roboter entwickelt und hergestellt, die bei Aufgaben wie dem Verpacken oder Verladen unterstützen. 

Intelligente Fabrik: Eine intelligente Fabrik ist nahezu vollständig digitalisiert und nutzt die neuesten Technologien wie KI, ML und IoT, um ihre Ziele schnell und effizient zu erreichen. 

Supply Chain Management: Dieser Prozess umfasst die Verwaltung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Auftrag, von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Auslieferung des Endprodukts. 

Workflows: ERP-Systeme verfügen über integrierte Workflows, um Automatisierung und Standardisierung zu ermöglichen. Dabei handelt es sich um festgelegte Abläufe, Sie können jedoch auch eigene entwickeln.